Robotic Process Automation (RPA)

Wenn Sie sich für die Implementierung von RPA entschieden haben, sollten Sie nicht vergessen, in das Team zu investieren, das die Lösung implementieren und verwalten wird. Wir empfehlen dringend, die IT-Abteilung in das Projekt einzubeziehen, um technologische Silos zu vermeiden und eine hohe Anwendungsleistung und robuste Sicherheit zu gewährleisten.

Für ein erfolgreiches unternehmensweites Automatisierungsprojekt werden auch andere Fähigkeiten benötigt. An erster Stelle steht der Business Analyst.

Dies ist jemand mit einem Talent für die Visualisierung von Prozessverbesserungen, um bestehende Prozesse zu dokumentieren und sie für eine optimale Automatisierung neu zu gestalten. Der zweite ist ein Entwickler, der mit der Prozessdokumentation arbeitet, um automatisierte Workflows zu erstellen.

Je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und den Möglichkeiten Ihrer Automatisierungslösung muss der Entwickler kein Programmierer sein. Sie sollten auch sicherstellen, dass ein Operationsspezialist in die RPA-Implementierung involviert ist.

Das Operations-Team ist entscheidend für die Verwaltung Ihrer Automatisierung, sobald diese im gesamten Unternehmen läuft, und sollte daher von Anfang an im Kernteam vertreten sein.

Und schließlich benötigen Sie die Unterstützung der Unternehmensführung.

Beginnen Sie Ihre RPA-Implementierung mit einem Pilotprojekt oder einer Machbarkeitsstudie. Dieser Prozess sollte nicht allzu komplex sein, aber für das Unternehmen einen messbaren Wert liefern.

Sobald Sie bereit sind, Ihre Automatisierung auf das gesamte Unternehmen auszudehnen, sollten Sie bei der Festlegung der Prioritäten für die zu automatisierenden Prozesse eine Reihe von Faktoren berücksichtigen. Ihr Automatisierungsprojektteam kann eine gewichtete Matrix verwenden, die jeden Automatisierungskandidaten anhand von Kriterien wie Bedeutung für das Geschäft, potenzielle Zeitersparnis, Automatisierungsaufwand und anderen für Sie wichtigen Faktoren bewertet.

Darüber hinaus sollte das Team vorhandene Automatisierungen regelmäßig überprüfen, um herauszufinden, welche den größten Mehrwert für das Unternehmen bietet.

Die Automatisierung eines Prozesses im Ist-Zustand ist schnell und einfach – genau das, was Sie brauchen, um den Wert der Software zu demonstrieren, ohne zu viel Aufwand zu betreiben. Es ist auch eine gute Wahl für Prozesse mit geringem Volumen oder für jene, die nicht unternehmenswichtig sind.

Allerdings ist die GUI-Automatisierung nicht die schnellste oder zuverlässigste Automatisierungsmethode. Wenn Sie einen Prozess haben, an dem mehrere Personen beteiligt sind und der relativ häufig vorkommt, sollten Sie die Optimierung Ihrer automatisierten Arbeitsabläufe in Betracht ziehen. 

Gehen Sie die Prozessschritte durch und notieren Sie, wo Sie über das Backend automatisieren können. Sie können eine Kombination aus Ist-Zustand und optimierter Automatisierung verwenden oder den Arbeitsablauf gemäß den bewährten Praktiken für Workflows völlig neu gestalten.

Automatisierung ist nichts, was sie einfach einrichten und dann vergessen – es handelt sich um ein eigenständiges Projekt. Häufig wird das Pilotprojekt für die Automatisierung mit begrenzten Ressourcen und ohne Möglichkeit für die Skalierung durchgeführt.

Es ist nicht klar, wer das Projekt leitet, die Investitionen in die Automatisierung gehen nicht über einen einzelnen Prozess oder eine einzelne Abteilung hinaus, und es ist nicht die richtige Infrastruktur vorhanden, um die Implementierung der robotergesteuerten Prozessautomatisierung zu unterstützen.

Ihr Unterstützer aus der Unternehmensleitung wird sich wahrscheinlich darauf konzentrieren, wie Ihre Automatisierungslösung das Endergebnis verbessert. Wenn Sie anfangs den potenziellen ROI der robotergesteuerten Prozessautomatisierung erörtern, stellen Sie sicher, dass Sie sowohl die Bereiche der Einsparungen, wie z. B. erhöhte Betriebszeit, geringere Fehlerquote und weniger Stunden, die für benutzerdefinierte Skripte aufgewendet werden, als auch die neuen Kosten, wie z. B. Benutzerschulungen und Softwarewartung, berücksichtigen.

Sobald Sie die Genehmigung für den Kauf von RPA-Software erhalten haben, sollten Sie nicht zufrieden zurücklehnen – Sie müssen die Unterstützung der Geschäftsleitung aufrechterhalten, während Sie die Automatisierung in Ihrem gesamten Unternehmen implementieren.

Es ist hilfreich, wenn jemand aus der Geschäftsleitung im Lenkungsausschuss für Ihr Automatisierungsprojekt sitzt. Stellen Sie sicher, dass jede Erfolgsgeschichte der Automatisierung in Ihrem Unternehmen weithin bekannt gemacht wird – dies wird die Begeisterung für die robotergesteuerte Prozessautomatisierung von der Vorstandsetage abwärts wecken.