ORBE Advisors es una firma de profesionales especializada en procesos fiscales, contables, precios de transferencia, due dilligence y financieros (como consolidación y reporteo) con administraciones sofisticadas, que busca ayudar a sus clientes con el cumplimiento del marco normativo mexicano fiscal y contable. Los clientes de ORBE son corporaciones que cotizan en bolsa de valores en diversos países y subsidiarias mexicanas de compañías extranjeras, que encuentran en ORBE una extensión de sus equipos de finanzas, impuestos como contable.
Automatización de generación de reportes financieros
El área de Financial Reporting de ORBE se ocupa de crear reportes con información financiera de sus clientes. Estos reportes eran realizados de forma manual, hasta que en 2021, surgió un nuevo proyecto que requeriría al equipo prácticamente el doble de tiempo de trabajo. Por esta razón, se plantearon la posibilidad de implementar una herramienta que les permitiera automatizar la generación de estos reportes. Finalmente encontraron en Automate, la herramienta RPA de Fortra, la solución para reducir sus procesos manuales y ahorrar tiempo de trabajo.
“Antes de la implementación de Automate, la información era tomada de archivos CSV para incorporarlos y acomodarlos en archivos de Excel con un formato específico. Este proceso se realizaba de manera manual, copiando y pegando la información o, incluso a veces, tecleándola. Se trataba de un proceso largo, que requería el trabajo de 3 a 4 personas y llevaba de 2 a 3 días, lo cual consumía tiempo e incrementaba el riesgo de error humano”.
Paola Vargas y Anadheli Ramírez, Financial Reporting Leaders
En búsqueda de una herramienta de automatización adecuada: Automate
Una vez detectada la necesidad de una herramienta de automatización, el equipo de Business Transformation & Administración de ORBE integrado por Paola Vargas y Anadheli Ramírez (Financial Reporting Leaders), Sandra Durán (Accounting Manager), Marco Estrada (IT Manager) y liderado por Martín Octavio D’Acosta Ruiz, Business Transformation & Administration Director de ORBE, empezó el proceso de selección. Compararon entre 5 y 8 herramientas de RPA, utilizando como guía el cuadrante mágico de RPA de Gartner. Contactaron con cada uno de los proveedores seleccionados para agendar demostraciones de producto, conocer sus funcionalidades y obtener una cotización.
Al comparar entre estos productos de automatización, hubo cinco características determinantes que hicieron que ORBE optara por Automate:
- Automate es un producto escalable. Martín Octavio destacó que pudieron comenzar a conocer el software automatizando tareas simples y luego crecer hacia procesos más integrales, de mayor valor.
- Automate se instala en servidores on-premise. ORBE buscaba una herramienta que no se instalara en la nube, para evitar posibles interrupciones en el servicio.
- Potentes funcionalidades de automatización sin resignar facilidad de uso. En comparación a otras herramientas que evaluaron, vieron en Automate una herramienta mucho más simple de usar y que no requiere conocimientos de lenguaje de programación.
- Mayor seguridad para los datos financieros de sus clientes, un aspecto fundamental para el negocio de ORBE. La ejecución on-premise que ofrece Automate les dio a los responsables de ORBE más confianza en la protección de sus datos, ya que no requiere alojar la información de sus clientes en la nube.
- Servicio al cliente personalizado. Durante todo el proceso de venta, implementación y postventa, el equipo de ORBE ha recibido ayuda y seguimiento constante por parte de los consultores de Fortra.
RPA en acción: la implementación de Automate en los procesos de ORBE
Antes de comenzar el proyecto de automatización, los responsables de ORBE decidieron estandarizar los tipos de reportes financieros que el área de Financial Reporting creaba para sus clientes. Analizaron los diferentes tipos de reportes que existían y eligieron el de información más completa y que consumía mayor tiempo, para estandarizarlo y ofrecerlo en el mismo formato a todos sus clientes. Así, lograron ofrecer aún más valor, mejor calidad de servicio y seguridad, valores alineados con lo que ORBE busca ofrecer a sus clientes.
Luego, la implementación de Automate se realizó en solo cuestión de días. La solución se instaló en un equipo centralizado conectado a la red de la empresa, para garantizar mayor seguridad. La configuración de la herramienta estuvo a cargo del propio equipo de Business Transformation-Informática de ORBE con el apoyo de los consultores de Fortra.
"Ha sido un proceso de aprendizaje y los foros son de mucha utilidad, consideramos que todavía podemos maximizar aún más el uso de foros y materiales de entrenamiento disponibles."
Marco Antonio Estrada Ramírez, IT MANAGER
ORBE lleva casi un año usando Automate y ya ha automatizado 4 procesos. Cuentan con dos rutinas de ejecución diarias, que se ejecutan a las 7 a.m. y 2 p.m., y que consisten en extraer datos de Microsoft Access mediante secuencias SQL e insertarlos en tablas de SharePoint.
También han automatizado otros 2 procesos que los usuarios del área de Financial Reporting ejecutan los primeros días de cada mes y que consisten en tomar archivos CSV, interpretarlos y acomodarlos en plantillas de Microsoft Excel. En estos dos procesos, la automatización resulta crítica para evitar cualquier tipo de intervención humana que pudiera afectar a la seguridad de los datos de los clientes de ORBE y ser susceptible de errores.
Las ventajas de la automatización RPA
Gracias a Automate, los reportes financieros de los clientes de ORBE ahora están listos mucho antes, son más completos y no tienen errores por operaciones manuales. Además, la empresa ha mejorado la seguridad de los datos de sus clientes al evitar la interacción humana en el proceso y ha permitido a su equipo liberarse de horas de trabajo, que ahora pueden dedicar a tareas de mayor valor, como analizar los datos de los clientes.
El futuro de la automatización en ORBE
A un año de la implementación, los responsables del proyecto de ORBE Advisors están muy satisfechos con el éxito obtenido y ya planean la implementación de más proyectos RPA en otras áreas de la empresa.
"Conforme pasa el tiempo nos damos cuenta de que podemos utilizarlo en otros procesos que inicialmente no teníamos contemplados."
Sandra Durán Torres, Financial Reporting Manager, y Martín Octavio D’Acosta Ruiz, Business Transformation & Administration Director de ORBE
Automate seguirá ayudando aún más no solo en optimizar las operaciones internas de la empresa, sino también a conectar mejor con sus clientes al darles las soluciones que necesitan.
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