Casi todas las organizaciones automatizan al nivel más básico. Por ejemplo, los equipos de IT suelen crear reglas para la bandeja de entrada del correo electrónico, programar copias de Seguridad nocturnas y ejecutar trabajos por lotes. Pero muy pocas organizaciones aplican el mismo rigor a la automatización que a sus procesos contables. En muchos sentidos, la automatización como práctica de Negocio estándar se encuentra en sus años de formación.
La automatización de IT para empresas como disciplina tiende a ser una idea adicional y se aplica de forma reactiva cuando las organizaciones creen que han alcanzado los límites de lo que pueden lograr razonablemente durante el día laboral con los recursos existentes. Pero a pesar del gran volumen de herramientas de automatización disponibles en la actualidad, existen siete atributos fundamentales que distinguen la automatización de IT para empresas:
• Seguridad
• Escalabilidad
• Modularidad
• Resiliencia
• Visibilidad
• Auditabilidad
• Fiabilidad
La automatización de IT de grado empresarial es un componente fundamental de los Negocios modernos. La automatización disciplinada obliga a las organizaciones a repensar la totalidad de los procesos críticos, desde la definición inicial hasta la última ejecución. Los alienta a planificar más excepciones, utilizar los recursos al máximo y formalizar las tareas en activos que se pueden usar una y otra vez para hacer crecer el Negocio.
Por otro lado, hay muchas cosas que la automatización de IT empresarial no hace. No expone la organización a nuevos riesgos solo para realizar una tarea con más rapidez, y no vincula su funcionalidad a bloques de código que solo pueden entender unos pocos. Ahora que hemos proporcionado algunas ideas adicionales, profundicemos en los siete fundamentos específicos de la automatización de procesos de IT:
Seguridad
Cuando las organizaciones capacitan a sus empleados con herramientas de automatización, crean oportunidades para aumentar la productividad. Pero a menudo introducen simultáneamente vacíos de Seguridad. El ejemplo clásico de esto es permitir que un usuario acceda indirectamente a un inicio de sesión administrativo para realizar un paso en el proceso automatizado. Otros desafíos de Seguridad pueden ser:
• Almacenar procesos en lugares accesibles a más usuarios que deberían editarlos
• No establecer prácticas sólidas de separación de tareas (SoD) entre aquellos que pueden editar procesos y aquellos que pueden programarlos
• No cerrar las conexiones después de completar los procesos
• No aplicar políticas sólidas de administración de contraseñas o control de acceso basado en roles
• No reconocer que los bots deben ser gobernados como trabajadores humanos
La automatización de procesos de IT superpone todos estos estándares de Seguridad sobre los procesos creados. Estos estándares tienden a no ser lo más importante cuando los usuarios (de Negocio o IT) están creando una tarea. Sin embargo, sin ellos, el valor del proceso de automatización a menudo se ve anulado por los riesgos de Seguridad.
Recuerde, si su cálculo de ROI para la automatización de IT tiene este aspecto, no llegará a ninguna parte: (Beneficios de la automatización) – (Riesgos de Seguridad generados) = 0
Escalabilidad
Para generar un retorno significativo, la automatización debe poder escalar. Es posible que un proceso automatizado deba ejecutarse miles de veces al día, ejecutarse en cientos de servidores o proporcionar recursos adicionales. Las herramientas de automatización de bajo nivel a menudo no tienen en cuenta estos requisitos. Su escalabilidad generalmente se limita a los recursos de su máquina host, por lo que cuando un flujo de trabajo consume demasiada memoria o no puede acceder a potencia adicional, simplemente deja de funcionar. La automatización de procesos de IT está diseñada para aprovechar un conjunto mucho más amplio de recursos para ejecutar cargas de trabajo. Solo está limitado por la cantidad de recursos a los que puede acceder de forma segura.
Modularidad
Observe los scripts en la mayoría de las organizaciones y, a menudo, encontrará que los mismos pasos se escriben una y otra vez, a veces de forma constante y a veces aparentemente sin consistencia. Realice una serie de pasos para iniciar sesión en un sistema. Ese conjunto inicial de pasos puede repetirse en cientos de tareas. Luego, un día, la contraseña cambia y cada una de esas tareas debe editarse para que se ejecuten con éxito. La automatización de procesos de IT permite a las organizaciones crear bloques de construcción reutilizables, como scripts y consultas de inicio de sesión, de modo que los pasos comunes a muchos flujos de trabajo se puedan cambiar en un solo lugar y luego en cascada a todos los procesos que dependen de ellos.
Resiliencia
Todos los procesos de IT están sujetos a algún grado de interrupción por errores de alimentación, conectividad de red, bloqueos de bases de datos y recursos. La mayoría equivalen a pequeñas molestias, pero cuando falla una tarea crítica, no importa. Debe hacer algo igualmente. Con las herramientas de automatización de bajo nivel, depende de usted reaccionar. Sin embargo, la automatización de procesos de IT tiene en cuenta muchas de las interrupciones comunes con los que se encuentran los equipos de IT y les permite aplicar globalmente tantos escenarios hipotéticos a los flujos de trabajo, de modo que solo necesitan responder a los problemas más graves.
La mayoría de las errores de los procesos se pueden resolver volviendo a intentarlo: ejecutando una tarea de recuperación u omitiendo un paso menos esencial. Estas recuperaciones es mejor realizarlas de manera programática, para no restar tiempo a los proyectos de mayor prioridad. La automatización de IT proporciona numerosos procesos secundarios para mantener las tareas y los flujos de trabajo en ejecución a pesar de los problemas de infraestructura modestos.
Visibilidad
Las tareas automatizadas requieren que confíe en todas las herramientas que se utilizan para ejecutarlas. Cuando la automatización se gestiona con varias herramientas de bajo nivel, pone a prueba esa confianza. No conocer el estado de cada tarea en un entorno pone a los equipos de IT en una posición muy reactiva; deben confiar en que las tareas se están ejecutando correctamente hasta que las cosas salgan mal. La automatización de procesos de IT proporciona una vista centralizada del estado de cada tarea o flujo de trabajo que se ejecuta en cada nodo, para que no haya sorpresas. Incluso los esquemas de automatización diseñados de la forma más elegante encuentran cierta variabilidad.
Auditabilidad
Aunque las organizaciones se automaticen para hacer más, no significa que el trabajo lo esté realizando un usuario que no tiene responsabilidad. Esas tareas automatizadas fueron creadas por usuarios reales, modificadas por usuarios reales y programadas por usuarios reales. Como sabe cualquier persona en un Negocio regulado, las organizaciones tienen la responsabilidad de registrar todas las acciones que los usuarios realizan con estos importantes procesos automatizados. Las tareas automatizadas también suelen contribuir a los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Si se omite un SLA, es esencial poder dividir un flujo de trabajo en sus pasos individuales para que pueda ver qué se ejecutó, dónde se ejecutó y quién lo modificó por última vez.
La automatización de procesos de IT proporciona funcionalidad de registro y auditoría que formaliza cada proceso en ella. De forma similar a la manera en que el código de software proporciona control de fuente, se registra cada cambio y cada acción dentro de la automatización empresarial. Los registros de auditoría validan las acciones de todos los que tocan el programa maestro y proporcionan un historial completo de cómo se han ejecutado las tareas. A medida que las empresas implementan más automatización, el historial de ejecución aumenta de valor, destacando los cuellos de botella e identificando los recursos que están llegando a sus límites.
Fiabilidad
Programar una determinada tarea para que se realice de forma regular y garantizar que se ejecute son dos cosas muy diferentes. Esta garantía es uno de los factores que distinguen la automatización de procesos de IT de la automatización de bajo nivel. Si bien es fácil determinar si un proceso tuvo éxito a pequeña escala, la fiabilidad es un factor crítico cuando se multiplica por miles de procesos que una organización puede automatizar. La automatización de IT ayuda a aumentar la resiliencia, garantiza que los procesos automatizados finalicen y reduce la intervención manual y los puntos de contacto humanos. Si un flujo de trabajo produce un error, se pueden activar alertas automáticas, así como lógica condicional para resolver cualquier error automáticamente.
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