La Automatización Robótica de Procesos (RPA) está transformando la manera en que muchos tipos diferentes de organizaciones hacen Negocios. Las empresas quieren sumarse a la Transformación Digital y adoptar esta tecnología, pero no saben bien por dónde les conviene comenzar, qué procesos automatizar y cómo establecer las metas. Esta falta de conocimiento puede derivar en que sus proyectos no tengan los resultados esperados. De hecho, el Instituto de Automatización Robótica de Procesos e Inteligencia Artificial, estima que entre el 60 y el 70 por ciento de los proyectos iniciales de RPA fallan en cumplir expectativas.
A continuación lo guiamos por los seis pasos que lo ayudarán a implementar RPA de forma exitosa, con la información y estrategia adecuada a cada instancia. Esta información útil le permitirá a su compañía emprender un proyecto de transformación digital exitoso y sostenible en el tiempo.
1. Aprender qué es y qué no es RPA
Antes incluso de considerar ingresar al mundo de la Automatización Robótica de Procesos, es importante entender exactamente qué puede y qué no puede hacer RPA.
La tecnología RPA ayuda a una organización a funcionar de forma más eficiente, ya que permite entregarle tareas manuales y repetitivas a robots de software para que se encargan de realizarlas. Sin embargo, estos bots no aprenden, piensan ni actúan por sí mismos, sino que los humanos siguen siendo los "cerebros" de toda la operación. Pero al trabajar junto con una fuerza laboral digital que se encarga de las tareas manuales y repetitivas, los empleados pueden dedicarle una mayor parte de su tiempo a tareas más complejas, estratégicas y de mayor valor agregado para el Negocio.
Consulte estos recursos que lo ayudarán a comprender mejor qué es y qué no es RPA:
2. Identificar oportunidades para RPA
Es muy probable que al escuchar hablar sobre los beneficios de RPA, haga que usted quiera automatizarlo todo en su organización. Pero para tener éxito, debe empezar de a poco y de forma inteligente. Por tanto, analice y detecte qué procesos puede realmente automatizar. Considere que los mejores procesos para automatizar en una primera instancia son tareas repetitivas, rutinarias y mundanas, como por ejemplo, la entrada y extracción de datos, que pueden tener un impacto rápido en el Negocio.
Consulte estos recursos que lo ayudarán a identificar qué proyectos de RPA desearía implementar en su organización:
3. Seleccionar los primeros casos de uso y definir criterios de éxito
Una vez que haya creado su lista de proyectos ideales a automatizar, es momento de reducir su selección y elegir el primer caso de uso. Clasifique su lista de proyectos ideales a automatizar teniendo en cuenta factores tales como el tiempo que ahorrará, la frecuencia de las tareas, la criticidad, y el esfuerzo que tomaría automatizarlas, y elija el proyecto que sea más beneficioso para su organización. Luego, debe definir aquellos parámetros que le permitirán evaluar si el proyecto piloto ha sido exitoso o no.
Consulte estos recursos que lo ayudarán a identificar y definir sus criterios de éxito:
4. Probar una solución piloto para el proyecto inicial
Existen muchas soluciones RPA, pero no todas son iguales. Este es un buen momento para probar una solución RPA y para ello no hace falta comprar un software, sino que puede implementar una versión de prueba gratuita. Esto no solo le permitirá probar la tecnología RPA, sino que también lo ayudará a encontrar la solución adecuada para las necesidades específicas de su organización y familiarizarse con el software sin necesidad de invertir dinero. Busque proveedores que puedan ofrecer un servicio completo de Soporte (incluso durante la versión de prueba) y cuyas soluciones puedan ponerse en funcionamiento muy rápida y fácilmente.
Consulte estos recursos que lo ayudarán a tener su primer proyecto de automatización en funcionamiento:
5. Medir resultados y documentar aprendizajes
Con los criterios de éxito claramente definidos, debería ser fácil medir los resultados de su proyecto piloto. Analice cómo fueron las cosas y documente lo que salió bien, lo que podría haber sido mejor, y cualquier otra lección aprendida. Compare los costos de implementación y mantenimiento con la cantidad de tiempo ahorrado, la mejora en la precisión de las tareas y el grado de intervención humana. Esto lo ayudará a determinar si es conveniente avanzar con una solución RPA o no.
Consulte estos recursos que lo ayudarán a evaluar y medir sus resultados:
6. Expandir al siguiente caso de uso y repetir el proceso
Si le gustó lo que el software RPA le ofreció y está satisfecho con los resultados de su caso de uso piloto, es hora de expandir la experiencia. Vuelva a leer la lista de proyectos ideales de automatización que realizó en el paso 2 y pruebe RPA en otras áreas de su organización. Actúe como un evangelista de RPA y ayude a que más personas en otras áreas se interesen en esta poderosa tecnología. Su camino hacia RPA no tiene por qué terminar aquí, ya que siempre hay procesos que pueden simplificarse a través de RPA.
Consulte estos recursos que lo ayudarán a expandir y escalar su uso de RPA: