5 razones por las que los bancos aman RPA

RPA es un conjunto de aplicaciones y tecnologías que automatiza el uso de software existente, y le permite manipular datos, transferir archivos y comunicarse con software bancario, hojas de cálculo, herramientas de generación y envío de reportes, y otros sistemas digitales críticos, todo esto con un grado de supervisión humana mínimo. Cada vez más instituciones financieras recurren a esta tecnología para superar algunos desafíos de la industria. Una encuesta de 2017 mostró que el 30% de las organizaciones financieras consultadas había adoptado RPA a través de toda la empresa o iba en esa dirección1. Para mantenerse innovadoras y por delante de la competencia, las instituciones financieras deben poner atención a esta tecnología para optimizar procesos mundanos y permitir que sus equipos se centren en tareas de mayor valor agregado. Esto les permite aumentar la eficiencia, mejorar procesos de auditoría y generación de reportes, y ofrecer una mejor experiencia al cliente.

POSIBLES OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE RPA

A pesar de que RPA puede ofrecer beneficios significativos a las instituciones financieras, implementarlo de forma efectiva puede ser difícil. Debido a la complejidad de los procesos en la industria financiera, así como a asuntos de cumplimiento y Seguridad, muchas compañías encuentran complicado poder integrar RPA en su flujo de trabajo. Las empresas deben esforzarse por implementar RPA de forma eficiente, y para ello deben evaluar las mejores oportunidades de automatización en áreas clave, conseguir una solución RPA adecuada, resolver necesidades que pueda haber en cuanto a expertise, y establecer expectativas claras. Así, podrán garantizar que la solución RPA entregue los resultados esperados, a la vez que se minimizarán los riesgos.

Las instituciones financieras enfrentan muchos desafíos específicos que les dificultan diferenciarse del resto y mantenerse competitivas. Las finanzas son un mercado excepcionalmente regulado, con grandes volúmenes de transacciones, desafíos de Seguridad y una competencia feroz. A su vez, es un sector de Negocio cada vez más orientado al servicio al cliente, ya que las empresas se esfuerzan al máximo por diferenciarse a través de una mejor capacitación al cliente, tiempos de respuesta más cortos y procesos más eficientes. Esta situación las obliga a adoptar enfoques innovadores para reducir la carga de trabajo, mejorar la comunicación, controlar el riesgo y reducir costos. Sin embargo, para implementar nuevas soluciones de forma efectiva, es importante entender cómo integrarlas mejor en el marco de la institución financiera. Esto significa adaptar soluciones a las necesidades de la industria y garantizar que cumplan con los estrictos requisitos necesarios para controlar el riesgo.

REGULACIÓN Y CUMPLIMIENTO

Los servicios financieros son significativamente más reguladas que la mayoría de las demás industrias. Las instituciones financieras tienen la responsabilidad de proteger información sensible de sus clientes, informar su actividad a los organismos reguladores, y permitir auditorías externas e internas de forma regular. Mantenerse al día con estas regulaciones genera una cantidad sustancial de trabajo, riesgo y costo. Aquellas empresas que logren reducir estos costos, y a la vez mantengan un nivel de riesgo aceptable, minimicen el error humano, tengan mayor visibilidad de cara a las auditorías, tendrán una ventaja competitiva muy significativa.

AMENAZAS DE CIBERSEGURIDAD

Cada día se exponen nuevas amenazas y fallas en los sistemas de IT, lo que representa un riesgo significativo y creciente para las empresas. Las violaciones de Ciberseguridad pueden ser increíblemente costosas para las instituciones financieras. Entre clientes perdidos, interrupción del trabajo, multas, resolución de problemas, y pérdidas financieras directas, un ciberataque promedio puede tener un costo a largo plazo de más de US$ 7 millones. Dependiendo del número de víctimas afectadas y el alcance del daño, este número puede ser incluso más alto. La organización Consumer Bankers Association de Estados Unidos informó que la reemisión de tarjetas comprometidas por el ciberataque a Target tuvo un costo estimado de US$ 172 millones2. Estos incidentes pueden tener un impacto devastador, en particular en organizaciones más pequeñas, que no estén preparadas para este tipo de situaciones.

NÚMERO CRECIENTE DE PROCESOS

Con un alto volumen de transacciones, una intensa supervisión regulatoria y amenazas de Ciberseguridad en aumento, a menudo las instituciones financieras tienen una red de sistemas cada vez más compleja, desde el punto de vista tecnológico y administrativo. Esto dificulta que las empresas puedan integrar innovaciones que pueden ayudarlas a ofrecer un mejor y más rápido servicio, lo que impacta en una reducción en la eficiencia y la competitividad. Para superar este desafío, las compañías deben hacer de la innovación un objetivo central, e invertir los recursos necesarios para garantizar que sus sistemas y procesos se actualicen periódicamente, agilizando la cantidad de procesos e implementando mejoras siempre que sea posible.

COMPETENCIA CON STARTUPS FINTECH

Las nuevas empresas fintech han entrado al mercado a una tasa sin precedente, y ofrecen comisiones más bajas, tarifas más competitivas y una experiencia al cliente innovadora. A pesar de que estas compañías aún no han afectado de forma significativa a las instituciones más grandes, probablemente lo harán en un futuro cercano. Morgan Stanley publicó un informe que estima que las startups prestamistas dedicadas a pequeñas y medianas empresas, por sí solas, podrían representar US$ 280 mil millones en préstamos dentro de los Estados Unidos, y que la industria crecería un 47% por año hasta 20203.

COMPETENCIA CON STARTUPS FINTECH

Las nuevas empresas fintech han entrado al mercado a una tasa sin precedente, y ofrecen comisiones más bajas, tarifas más competitivas y una experiencia al cliente innovadora. A pesar de que estas compañías aún no han afectado de forma significativa a las instituciones más grandes, probablemente lo harán en un futuro cercano. Morgan Stanley publicó un informe que estima que las startups prestamistas dedicadas a pequeñas y medianas empresas, por sí solas, podrían representar US$ 280 mil millones en préstamos dentro de los Estados Unidos, y que la industria crecería un 47% por año hasta 20203.

DIFERENCIACIÓN DE MERCADO

En una industria tan altamente regulada, puede ser difícil para las empresas diferenciarse de la competencia. En última instancia, otras organizaciones ofrecen productos iguales o similares, por lo que solo pueden competir en materia de costos y servicios. Sin embargo, en estas áreas todavía hay mucho margen de mejora. Las grandes instituciones financieras pueden aprender de las nuevas startups fintech e integrar tecnologías innovadoras en sus procesos. Esto les permitirá ofrecer menores costos y un mejor servicio a sus clientes.

ALTO NÚMERO DE TRANSACCIONES

Además de la dificultad de gestionar riesgos y controlar los costos, las instituciones financieras deben procesar millones de transacciones cada día, un número que crece rápidamente con cada año que pasa. Los usuarios ahora pueden realizar transacciones de más formas y exigen un servicio más rápido que nunca. A medida que los pagos en línea, la banca electrónica, los sistemas POS móviles y las transacciones digitales de los consumidores aumentan en popularidad y variedad, las instituciones financieras deben escalar para satisfacer el creciente volumen. Muchas de estas actividades aún son supervisadas manualmente por trabajadores humanos, lo que agrega un gasto significativo y quita el foco de otros proyectos estratégicos de mayor valor.
 

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es una de las innovaciones más importantes en los Negocios modernos, ya que permite a las empresas reducir costos, usar de forma más eficiente su fuerza laboral, mejorar la confianza y ofrecer un mejor servicio. Esto es particularmente importante para las instituciones financieras, un sector en donde el alto volumen de transacciones y la importancia de la gestión de riesgos hacen que estos beneficios sean aún mayores. RPA puede ayudar a las compañías a ofrecer un mejor servicio a sus clientes además de reducir errores, mejorar las tareas de generación de reportes y aumentar la eficiencia. Esto le da la oportunidad a los usuarios de adopten esta tecnología en forma temprana, de adelantarse a la competencia y obtener ventajas significativas, en un sector tan demandante como la industria financiera.

1. Mayor productividad y eficiencia

A medida que se le pide a la empresa que haga más con los mismos recursos, los departamentos de IT, Operaciones y otros, suelen verse cada vez más sobrecargados de trabajo. Uno de los mayores beneficios de RPA es su capacidad de funcionar como un multiplicador de la fuerza de trabajo. Permite a los empleados realizar significativamente más trabajo en menos tiempo, reducir costos y liberar recursos para tareas estratégicas de mayor valor agregado. En una encuesta realizada en 2017, casi el 85% de los consultados dijo que Operaciones fue una de las áreas en las que los beneficios de RPA se notaron con mayor claridad, más que cualquier otra área mencionada1.

Debido a que las soluciones RPA se integran con los frameworks existentes, crean una interrupción mínima y pueden acelerar drásticamente muchas tareas diarias, que antes requerían demasiada mano de obra, por tratarse de tareas manuales o sistemas y aplicaciones dispares. Esto permite a las empresas emplear a sus trabajadores de forma más eficiente y que pasen menos tiempo procesando transacciones. Algunas áreas en las que RPA puede ayudar a las empresas a operar de manera más eficiente incluyen:

• Generación de reportes y visualización de datos

• Notificaciones a clientes

• Procesamiento de tarjetas de crédito

• Validación de crédito e identificación

• Procesos de Recursos Humanos de inducción de empleados

• Capacitación

• Validación de auditorías

• Resolución de incidentes de IT

• Detección de fraudes

2. Mejor fiabilidad y precisión

En la industria de servicios financieros lo errores pueden ser increíblemente costosos. Pasar por alto transacciones fraudulentas, tiempo de inactividad del sistema, o errores en los datos de los clientes, puede dañar a la marca al punto de costarle a las compañías millones, tanto directamente como a largo plazo. Esto hace que sea extremadamente importante que las instituciones financieras tomen medidas para mejorar la confiabilidad de sus sistemas y procesos. RPA puede ayudar a las instituciones financieras a superar este desafío de varias formas:

• RPA realiza cargas y procesamiento de datos de forma, sin errores - Los trabajadores humanos pueden cometer errores tipográficos u omitir campos fácilmente. Las soluciones RPA tienen una tasa de precisión mucho más alta, procesando miles de entradas sin errores en una fracción del tiempo que usa un humano.

• Las soluciones RPA pueden reducir el tiempo de inactividad - Un solo incidente que corte los sistemas de IT le cuesta a las compañías del sector de servicios financieros un promedio de US$ 773.286 y puede llegar hasta los US$ 2 millones (4). Las soluciones RPA pueden solucionar automáticamente problemas, respaldar datos y resolver tickets. Esto significa que los sistemas se apagarán con menos frecuencia y por menos tiempo, lo que reducirá las consecuencias negativas del tiempo de inactividad.

• Mayor disponibilidad - Los servicios financieros deben funcionar incluso después del horario comercial de oficina y durante las vacaciones. Los trabajadores humanos solo están disponibles según los horarios establecidos por ley y solo pueden realizar una cierta cantidad de trabajo en un período de tiempo determinado, sin embargo, las soluciones RPA no tienen tales limitaciones. Pueden realizar el trabajo, tanto al final del día como al principio. RPA reduce los errores provocados por cansancio e identifica y resuelve problemas en cualquier momento.

3. Ahorro de costos

RPA requiere una inversión inicial en infraestructura, capacitación y administración. Sin embargo, con mayor confiabilidad, precisión y eficiencia, ofrece ahorros significativos. La mayoría de las implementaciones RPA presentan ROI en menos de 14 meses, con algunas estimaciones que lo sitúan en tan solo seis1. RPA puede ofrecer este rápido retorno de la inversión debido a que mejora la eficiencia de la organización en poco tiempo, y le permite a las empresas hacer más con menos. Le da la posibilidad a las compañías de diferenciarse al poder ofrecer tarifas más competitivas en sus servicios.

4. Mejor experiencia de los clientes

RPA también puede ayudar a las instituciones financieras a obtener una ventaja competitiva a través de una mejor experiencia al cliente. Como demuestran las startups fintech, contar con plataformas fáciles de usar y un servicio siempre disponible, es muy importantes para los clientes. Las instituciones más establecidas deberían intentar adoptar prácticas similares en sus propias organizaciones. RPA es un componente crítico de este esfuerzo, ya que puede optimizar la banca móvil y online, al permitir que las transacciones se procesen rápidamente y mejorar el servicio al cliente. Por ejemplo, muchas soluciones RPA permiten que problemas simples, como el restablecimiento de contraseñas, puedan ser realizados por robots automatizados, lo que permite a los clientes tener respuestas más rápidamente a sus problemas, sin importar cuándo éstos sucedan.

5. Mejor cumplimiento y generación de reportes de auditoría

Los bancos de todo el mundo han gastado un total de US$ 320 mil millones en multas y demandas por incumplimiento de leyes y normativas de Seguridad desde 2017, un costo que muchos esperan ver crecer sustancialmente en los próximos años5. Sin embargo, a pesar de lo altos que son los costos por incumplimiento, los costos necesarios para garantizar el cumplimiento pueden ser igualmente asombrosos. Las empresas deben dedicar mucho tiempo y recursos a crear reportes, prepararse para auditorías, capacitar empleados y consultar con asesores legales para garantizar que están al día con todas las normativas y regulaciones de cumplimiento. RPA puede ayudar a controlar estos costos y reducir el riesgo al simplificar el cumplimiento y el proceso de generación de reportes. Las soluciones RPA pueden simplemente programarse para realizar la función de forma compatible, eliminando la posibilidad del error humano. Las soluciones RPA también pueden generar reportes de forma automática, lo que reduce drásticamente la cantidad de tiempo dedicado a actividades relacionadas al cumplimiento.

Es claro que RPA puede ayudar a las instituciones financieras a superar los desafíos de su industria, pero solo si se implementa de forma efectiva. Para garantizar que la solución RPA se implementará lo más efectivamente posible, es importante trazar un plan claro, basado en las mejores prácticas, la asociación con un proveedor de RPA experimentado, el monitoreo regular y la evaluación constante de la solución elegida.

TRABAJE CON UN PROVEEDOR CONFIABLE

Muchas empresas no poseen experiencia en RPA y no saben cuál es la mejor forma de implementar esta tecnología en sus operaciones. Al asociarse con un proveedor confiable, que tenga experiencia en Seguridad, IT, mejores prácticas de automatización y conozca la industria de servicios financieros, las compañías ganan un asesor experimentado que puede orientarlos bien y ayudarlos a explorar sus mejores opciones.

Sin embargo, seleccionar al proveedor adecuado puede ser un gran proyecto. Los proveedores deben tener experiencia en los desafíos únicos de la industria de servicios financieros y deben tener un historial de confiabilidad comprobable. Además, también es importante que sus capacidades se alineen con los objetivos de automatización de la empresa. Antes de reunirse con los proveedores, una buena idea es preparar criterios de evaluación que tengan en cuenta las referencias, las capacidades tecnológicas y esquema de precios, entre otros aspectos.

DECIDA QUÉ FUNCIONES Y APLICACIONES AUTOMATIZAR

Uno de los componentes más importantes de una implementación RPA exitosa es la evaluación de las oportunidades de automatización que existen en una organización. RPA puede ser beneficioso en muchas funciones y procesos en el sector de servicios financieros. Es importante establecer cuáles deben ser seleccionados y con qué prioridad, para que la automatización tenga más impacto al menor costo.

Las áreas más comunes en las que se enfocan los proyectos RPA incluyen aquellas tareas que tienen una gran cantidad de interacción manual con la computadora, que deben realizarse repetidamente y que consumen una cantidad significativa de recursos humanos.

ESTABLEZCA EXPECTATIVAS

Es importante crear un roadmap para la solución. Esto ayudará a establecer expectativas realistas y proporcionará un punto de referencia sobre el cual medir el éxito del proyecto. Este roadmap debe incluir una estimación de qué tan rápido se implementará la solución, qué tan rápido tendrá ROI y con qué frecuencia se deberá evaluar. Tener un plan integral bien trazado es un recurso muy importante, que incluso ayuda a conseguir la financiación necesaria para adoptar la solución RPA en la compañía. 

DEFINA RESPONSABLES Y PROCESOS ESTANDAR

Una de las cuestiones más controversiales de RPA es la gobernabilidad de la herramienta. Las empresas deben decidir qué unidad de Negocio tendrá control sobre cómo se implementa y se utiliza la solución, quién será responsable del cumplimiento y cómo resolver los problemas. Casi el 60% de los encuestados en un estudio de 2017 dijo que “llegar a un acuerdo sobre el enfoque en toda la organización” era un gran desafío. Esto indica que la mayoría de las compañías luchan por decidir qué debería centralizarse y qué deberían decidir las unidades de Negocio individualmente. En la mayoría de los casos, un enfoque efectivo consiste en centralizar los componentes clave del proyecto, como los relacionados con el cumplimiento y el riesgo, mientras que se le permite a algunas áreas específicas apropiarse de la solución y gestionarla de forma individual1. Al crear un Centro de Excelencia en Automatización, un organismo centralizado que puede unir IT y Negocios, al tiempo que que proporciona experiencia para el diseño, la implementación y el cumplimiento, sin obstaculizar el crecimiento de la automatización en toda la empresa.

SUME EL TALENTO NECESARIO

En la que respecta a la implementación de RPA, más encuestados indican que "encontrar expertise en el tema" es una preocupación más importante que cualquier otro problema1. Claramente, muchas compañías no están preparadas para implementar y administrar las soluciones por sí mismas. Para superar esta falta de experiencia, es importante que las empresas encuentren los expertos necesarios durante la etapa de planificación, para que ayuden a guiar el proyecto y garanticen una implementación exitosa. Deben buscar proveedores que sean capaces de aportar la experiencia técnica necesaria para implementar y administrar la solución, y que además tengan experiencia en el Negocio, para garantizar que la solución se usará de forma efectiva y dará los resultados esperados. También es conveniente empezar con proyectos más pequeños, que le permitan al equipo aprender a utilizar RPA y reducir gradualmente el grado de dependencia de ayuda externa.

REALICE FORMACIONES EN RPA

Incluso las soluciones RPA más avanzadas aún deben ser utilizadas y administradas por empleados humanos. Para aumentar el grado de adopción y garantizar que RPA se integre de forma efectiva en sus procesos, es importante que los usuarios finales estén completamente capacitados en las soluciones y conozcan sus beneficios. También es importante asegurar a los empleados que las soluciones no están diseñadas para reemplazarlos, sino para aumentar su efectividad. Pueden dejar de realizar tareas manuales rutinarias y centrarse en proyectos más valiosos, que hagan mejor uso de sus habilidades.

RPA le ofrece grandes beneficios a las instituciones financieras, permitiéndoles reducir costos, mejorar la productividad, dar un mejor servicio al cliente y controlar el riesgo. Estos beneficios pueden ayudarlas a superar los desafíos del sector financiero y a diferenciarse de la competencia.

Sin embargo, es fundamental que las compañías den los pasos adecuados para implementar soluciones RPA de forma efectiva. Esto significa trabajar con las áreas clave, establecer responsabilidades, investigar todas las oportunidades de automatización, desarrollar un plan integral para la implementación, y asociarse con un proveedor de confianza. Estos pasos ayudarán a asegurar que el proyecto sea exitoso y entregue el valor esperado.

RPA deber ser un componente clave en la estrategia a corto y largo plazo de las instituciones financieras. A medida que la tecnología avanza y aumenta su adopción, aquellos que actuaron rápida y decididamente estarán por delante del resto y listos para la próxima innovación. Al tomar medidas para implementar RPA correctamente y convertir esta tecnología en una parte integral de la organización, las empresas están ayudando a garantizar su éxito continuo, en un campo cada vez más competitivo.