Introducción
Automate es una solución fácil de implementar y rápida de escalar, para empresas de todos los tamaños. En lugar de perder tiempo y recursos en tareas repetitivas y manuales, Automate le permite optimizar sus procesos de IT y Negocio, gracias a la automatización. Más allá de las particularidades de su compañía, con la interfaz drag-and-drop de Automate y sus más de 600 bloques de automatización prediseñados, configurar su automatización es muy fácil para cualquier usuario, sin importar su nivel de experiencia técnica.
¿Quiere conocer cómo otras empresas están usando Automate? De acuerdo con nuestros clientes, los principales procesos automatizados son: generación de reportes, movimiento de
archivos, importación y exportación de datos, y planificación de procesamientos batch. Además, el 74% dice que utiliza Automate para ejecutar sus procesos más críticos. Automate tiene también la capacidad de integrarse a sus aplicaciones de Negocio existentes para lograr una estrategia consistente en toda la organización.
¡Véalo usted mismo! En esta guía podrá descubrir cómo distintas empresas están usando Automate para mejorar su productividad y aumentar su eficiencia. Conozca cómo sus colegas, en empresas de todos los tamaños y de distintas industrias utilizan esta potente solución de automatización para resolver sus problemas y cumplir con sus objetivos. Desde bancos y hospitales, hasta proveedores de manufactura, muchas compañías ya descubrieron Automate. ¡Ahora es su turno!
Soluciones:
- Automatización Robótica de Procesos
- Automatización de Procesos de Negocio
- Generación Automatizada de Reportes
- Aprovisionamiento Automatizado de Usuarios
- Automatización de Transferencia de Archivos
- Integración Automatizada de Aplicaciones
- Integración Automatizada con ERP
- Gestión Automatizada de Inventarios
- Extracción Automatizada de Datos
AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS
Carter Bank & Trust - Servicios Financieros
Carter Bank & Trust ofrece servicios bancarios y financieros a clientes en más de 100 sucursales. Luego de pasar mucho tiempo ejecutando procesos rutinarios y en forma manual, como el alta de empleados, la nómina de sueldos, o el mantenimiento de cuentas de clientes, la empresa decidió establecer un Centro de Excelencia con el fin de posicionar la cultura de automatización como prioridad de la organización. Automate optimizó los procesos y migró más de 300.000 cuentas de clientes a un nuevo sistema, en un período de 24 horas.
Rápidamente, Automate escaló más allá de su alcance inicial y ahora también maneja el reinicio de servidores, la gestión de SLA’s de terceros y la validación de datos. Carter Bank & Trust cuenta con más de 75 robots que ejecutan procesos en toda la compañía, permitiendo el ahorro de tiempo y dinero.
Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.carterbankandtrust.com
AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS
Compañía de Servicios Públicos
Esta empresa de servicios públicos gestiona la producción y entrega de recursos energéticos en un amplio territorio. Su planta necesitaba medir y monitorear distintas temperaturas, presiones y otros valores de los sistemas de control críticos que sostienen la producción y la entrega de energía. Esto genera una gran cantidad de datos, necesarios en caso de que ocurra un desastre.
La compañía usa Automate para ordenar con precisión, comprimir, archivar y eliminar diariamente un alto volumen de archivos de registros de eventos, por medio de la Automatización Robótica de Procesos. Ahora, los datos de cada máquina están disponibles en forma confiable en caso de que sean necesarios ante una emergencia. Los robots también generan un back up de la información, que antes solo podía ser almacenada por un operador altamente experimentado. Las tareas automatizadas robóticamente imitan el accionar de un usuario, ahorrando tiempo y otorgando la tranquilidad de que todos los datos están protegidos y listos para usar.
AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS
MetTel - Telecomunicaciones
MetTel es un gran proveedor de telecomunicaciones, que ofrece un paquete de servicios para facilitar la facturación de los clientes. Al principio, dar este servicio era bastante complicado para los empleados, ya que requería que 40 personas ingresaran manualmente al sitio web para capturar y consolidar la información de facturación de los clientes, un proceso largo y tedioso, vulnerable a errores humanos.
Con Automate, a través de la Automatización Robótica de Procesos, los robots de software se hicieron cargo de estas tareas, reduciendo ampliamente las actividades repetitivas y manuales de los empleados, a la vez que mejoró la calidad y consistencia de su trabajo. Ahora, incluso, pueden expandir su estrategia de automatización para incluir el monitoreo de la red y combinándolo con la resolución automatizada, lo que mejora los tiempos de respuesta y elimina las tareas repetitivas de más equipos de MetTel.
Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.mettel.net
AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS
Ricoh Italia - Servicio al cliente
El Departamento de Atención al Cliente de Ricoh Italia recibía 1.000 emails de clientes por día, 400 de ellos quedaban atascados en cola y los agentes del call center no tenían las herramientas apropiadas para responder a las solicitudes de productos e insumos por parte de los clientes. Con el aumento de la carga de trabajo y mayor presión sobre los empleados, Ricoh buscaba automatizar el ingreso de datos proveniente de los emails de clientes y la información obtenida por los agentes del call center durante las llamadas. El principal objetivo era ofrecer una experiencia más fluida y digital a sus clientes.
Ricoh Italia incorporó los robots de Automate a un flujo de trabajo que conecta todos los distintos tipos de comunicaciones, para generar un único punto de entrada. Gracias a Automate, ahora Ricoh Italia es capaz de liberar a sus empleados para que puedan usar su tiempo en ayudar a los clientes y mejorar las insuficiencias de su campo de operaciones. Con más tiempo y recursos, tienen la capacidad de proporcionar a sus clientes un servicio de mayor valor agregado, como la solución remota de problemas técnicos, la gestión remota de máquinas locales, y controlar la calidad y el costo de los servicios de consumo.
Lugar: Italia
Sitio web: www.ricoh.it
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO
Empresa de Construcción
El departamento de IT de una empresa de servicios públicos de construcción que proporciona transmisión y distribución de gas y electricidad, telecomunicaciones, y sistemas de agua y desechos para sitios en construcción, programaba código en forma manual para asegurarse que las transacciones de fondos a cuentas a pagar y nóminas de pago sean depositados en las cuentas bancarias en el tiempo adecuado. El proceso variaba para cada proceso y escribir el código tomaba días de trabajo tedioso y manual. Al buscar una solución más eficiente, la empresa encontró Automate Enterprise.
Ahora, Automate extrae exitosamente los datos de pago de su aplicación de cuentas Spectrum Forefront, crea un archivo de texto con la información, encripta el archivo de texto, y luego conecta y envía el archivo al FTP del banco, todo con una única solución y sin intervención manual. Los días de escribir código ahora se convirtieron en solo horas, usadas para automatizar los procesos de pago. Además, las funcionalidades de Automate Enterprise permiten embeber scripts existentes, lo que permite a la empresa reutilizar los códigos creados previamente. La gestión centralizada de todos los procesos automatizados es clave, ya que les proporciona un único lugar en el que implementar y modificar los procesos que varían para cada proveedor.
GENERACIÓN AutomatIZAdA DE ReportES – PROCESAMIENTO DE RECLAMOS
Medmarc Insurance Group - Empresa de Seguros
Medmarc Insurance Group ofrece protección de responsabilidad civil a empresas de tecnología de ciencias para la salud. Lo que alguna vez fue un largo proceso manual para cerrar los reclamos de cada mes, con el equipo de IT trabajando hasta altas horas de la noche para llegar a cumplir con su trabajo, ahora con Automate, es rápido y eficiente. Un proceso automatizado comienza inmediatamente después del cierre del negocio el último día del mes, y funciona sin supervisión durante toda la noche, notificando al personal de IT correspondiente en caso de que alguna aplicación falle.
Medmarc es capaz de crear reportes en forma rápida y precisa, y entregarlos a los ejecutivos clave, sin necesidad de que el personal de IT pierda noches para generar los informes. Automate también ayuda a Medmarc a cumplir con normativas y regulaciones gubernamentales, al automatizar los procesos de generación de reportes exigidos por los auditores (por lo general, sin notificación previa). Automate integra algunas aplicaciones de Medmarc’s, como Crystal Reports, el sistema Infinity, o el sistema financiero Microsoft Great Plains, para mantener actualizados los datos y proporcionar a los auditores la información que necesitan.
"Automate tiene todas las funcionalidades necesarias para automatizar cualquier proceso, así como un conjunto de herramientas integrales para monitorear y notificar al personal acerca del estado de las aplicaciones y procesos. Luego de considerar muchas alternativas, fue muy fácil para mí elegir Automate."
Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.medmarc.com
GENERACIÓN AUTOMATIZADA DE ReporteS - PROCESAMIENTO DIARIO
World Precision Instruments - Manufactura de productos de laboratorio
World Precision Instruments (WPI) produce instrumentos de laboratorio utilizados por investigadores biomédicos en todo el mundo. El equipo de IT es responsable de producir 25 reportes diferentes de cuentas, producción y recursos de manufactura al final de cada jornada laboral, además de más de 75 reportes al final del mes. En lugar de requerir a los empleados que ejecuten manualmente los reportes durante la noche, la compañía quería automatizar el proceso completo, sin la necesidad de invertir en una programación personalizada.
Automate simplificó los días y noches de la empresa, gracias a una interfaz drag-and-drop que ahorra miles de dólares en código y hace que el procesamiento diario sea muy fácil. Automate trabaja directamente con SYSPRO ERP y ejecuta la primera serie de reportes nocturnos cada noche. A medida que se completa cada serie de reportes, Automate continúa con el siguiente, y si algún proceso falla por cualquier razón, WPI recibe automáticamente un email de alerta.
Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.wpiinc.com
APROVISIONAMIENTO AUTOMATIZADO DE UsUARIOS
Compañía de Software - Tecnología
A medida que esta compañía tecnológica de tamaño medio experimentaba un rápido crecimiento, el Departamento de Recursos Humanos sufría los problemas de ese crecimiento. El proceso de alta de cada nuevo empleado requería demasiado tiempo del Responsable de Recursos Humanos. Entre configurar Active Directory, completar los nuevos formularios, y preparar el equipamiento, debían realizarse muchas tareas repetitivas y en forma manual, para lograr que cada empleado estuviera dado de alto en las distintas aplicaciones.
En busca de ayuda, el equipo de Recursos Humanos se apoyó en Automate para optimizar el proceso de aprovisionamiento de usuarios. La automatización de procesos de Negocio de Automate crea automáticamente un ticket de soporte, genera correctamente el nuevo usuario en Active Directory, VMWare y otras aplicaciones, notifica al responsable acerca del nuevo empleado, y cierra el ticket sin ninguna intervención manual. Ahora, el equipo de Recursos Humanos puede dedicarse a trabajar directamente con las personas, que es lo que mejor saben hacer, sin tener que pasar sus días ingresando datos en múltiples sistemas.
AutomatiZACIÓN DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS
Single Source - Cadena de abastecimieto y distribuidora de alimentos
Single Source es una gran empresa proveedora de alimentos disecados, refrigerados y congelados, así como de papel y productos químicos para economatos institucionales. Cada año procesan y despachan más de 100 millones de kilos en comida a nivel nacional. Con una gran cantidad de órdenes para procesar y despachar, no pueden tener a su reducido equipo comprometido en la ejecución de tareas repetitivas, como el envío manual por fax de órdenes de clientes al depósito.
Con Automate, Single Source transfiere las órdenes de clientes automáticamente al depósito mediante transferencias automatizadas de archivos. Además, utiliza Automate para ejecutar otros procesos críticos, como el monitoreo de los niveles de suministro y la actualización de los SQLs en su base de datos. Todas estas tareas son completadas en forma confiable, sin que nadie del equipo necesite intervenir o monitorear el proceso, lo que permite a Single Source escalar y garantizar que sus archivos lleguen a donde tienen que llegar, a tiempo.
Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.singlesource.com
AUTOMATIZACIÓN DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS
Baptist Health - Salud
Baptist Health es una organización de salud sin fines de lucro, con siete centros médicos y varios centros ambulatorios. Entre todos ellos, Baptist Health genera un total de 837 archivos de reclamos de pacientes. Sin embargo, su sistema de gestión de reclamos - ePREMIS de NDC Health - solo acepta un archivo por día. Por lo tanto, necesitaban una forma de reunir una serie de 837 archivos de reclamos en uno solo archivo, que pudiera importar todos los datos en el sistema de una sola vez.
Gracias a Automate, pudieron automatizar las transferencias diarias de archivos de reclamos individuales a un servidor FTP, que dispara una tarea de Automate que une todos los archivos y los transfiere en su sistema. A su vez, Automate audita los archivos y garantiza que no pase por alto ningún reclamo. Esto da como resultado un control centralizado sobre miles de transferencias de archivos que ocurren día a día, mayor consistencia con los datos y puntualidad.
Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.baptisthealth.net
INTEGRACIÓN AUTOMATIZADA DE APLICACIONES
Frankenmuth Insurance - Seguros
Frankenmuth Insurance proporciona seguros personales, comerciales y de vida, a personas en 15 estados en Estados Unidos. El Analista de Redes de Frankenmuth estaba orgulloso de lo fácil que era a través de sus sistemas que los agentes completaran los procesos de reclamos de seguros. Hasta que se dio cuenta de que faltaba la integración con los productos que usaban, por lo que le supo que debía haber otra forma de optimizar un poco más sus procesos, sin la necesidad de utilizar un tedioso código para la configuración de procesos de trabajo.
Mediante la Automatización Robótica de Procesos (RPA) con Automate, Frankenmuth combina los pasos de sus procesos desde distintas aplicaciones y logra que funcionen en forma sincronizada. Un ejemplo es el chequeo de los procesos de impresión: un workflow de Automate automatiza su proceso y trabaja directamente y en forma fluida con múltiples aplicaciones, para generar mayor eficiencia y menos errores. Con REST API de Automate, actualizar y crear workflows es rápido y fácil.
Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.fmins.com
INTEGRACIÓN AUTOMATIZADA DE APLICACIONEs
MD Anderson Cancer Center - Salud
El MD Anderson Cancer Center de la Universidad de Texas tenía el desafío de contratar y administrar a miles de enfermeras, y, al mismo tiempo, proporcionar un cuidado de primera calidad a sus pacientes. La empresa confiaba en tres aplicaciones principales: un sistema de Recursos Humanos de PeopleSoft, un sistema de tiempo y asistencia de Kronos, y el sistema de empleados ANSOS One-Staff de Per-Se. Sus aplicaciones siempre necesitaban estar actualizadas y sincronizadas para que Cancer Center pudiera contratar el personal adecuado, operar en forma eficiente, y proporcionar un cuidado de calidad. Pero hacer malabares entre las aplicaciones, para asegurar que los datos fuesen los correctos, estaba quitándoles demasiado tiempo de sus pacientes y su misión.
Automate actúa como un “agente de tránsito”, ya que tiene la función de automatizar miles de transferencias de datos entre estas aplicaciones. En lugar de tener que preocuparse por la cantidad de empleados y no tener la información precisa actualizada, pueden concentrarse en sus pacientes y en proporcionar los más altos niveles de cuidado.
Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.mdanderson.org
INTEGRACIÓN INTEGRADA CON ERP
Compañía de productos de construcción - Manufactura
Una empresa de productos de construcción vende productos de fijación, desde tornillos y palancas autoperforantes, a clavos y engrapadoras. Durante años, una persona de IT tenía que llegar al trabajo temprano por la mañana y preparar el sistema Syspro ERP para ese día. En lugar de continuar desperdiciando tiempo en esta tarea rutinaria, la empresa incorporó Automate. En pocas horas, los responsables de IT comenzaron a usar Automate para disparar, ejecutar, y chequear errores en las actualizaciones ERP, sin necesidad de intervención humana, reduciendo 12 horas semanales de la fuerza de trabajo de IT.
Las actualizaciones de ERP ahora se actualizan sin la participación de IT, y ejecutar las actualizaciones durante la noche ha eliminado virtualmente las interrupciones en el sistema ERP, lo que otorga un acceso total a la valiosa información de sus clientes. La empresa también usa Automate para procesos que van desde la actualización de ventas a la revisión de pedidos pendientes. El resultado es un 99.9% de tiempo de actividad que mantiene a todos los departamentos funcionando correctamente.
GESTIÓN AUTOMATIZADA DE INVENTARIOS Y GENERACIÓN DE REPORTES
Home Appliance Distributor - Gestión de almacenes
Un distribuidor de artefactos de lujo para el hogar mantiene sus datos en cuatro bases de datos separadas de SAP Business One, que comparte con ventas y el personal de administración, a través de decenas de reportes semanales y mensuales. Cuando la generación manual de reportes comenzó a provocar la lentitud de la red durante la jornada laboral, sabían que era tiempo de incorporar automatización.
La empresa usa Automate para cientos de tareas, simplemente utilizando comandos como "Open Excel" y "Run" desde un menú, y haciendo con ellos drag-and-drop hasta una ventana en la secuencia apropiada. Tener a Automate funcionando les permite ahorrar 20 horas por semana de generación repetitiva de reportes y evitar el gasto de elaborar código personalizado, de modo que tienen más tiempo para dedicarse a optimizar otras actividades de IT. Los reportes semanales ahora son entregados a tiempo y los reportes de inventario ya no hacen más lenta la red, porque no tienen que ejecutarse en horas de laborales.
EXTRACCIÓN AUTOMATIZADA DE DATOS - AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS
Deloitte - Sector Público
Una agencia del sector público que trabajaba con Deloitte necesitaba obtener información clave de archivos PDF y pasarla a templates en Microsoft Excel. Tardaban bastante tiempo en extraer y transcribir manualmente la información relevante. Al enfrentarse a problemas de presupuesto y tiempo, estos procesos manuales estaban consumiendo muchos de los recursos que necesitaban para cumplir con sus demandas de servicio.
Con Automate, utilizaron Optical Character Recognition (OCR) para leer y extraer la información necesaria de los PDFs y colocarla directamente en el archivo de Excel. Una interfaz amigable ofrece una forma intuitiva de instruir al bot para planificar las tareas y empezar a ejecutar. Con Automate, la agencia captura los valores de tiempo y recursos necesarios para realizar sus tareas críticas.
Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.deloitte.com
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO
Editorial de libros para niños
Una editorial de libros para niños con sede en EE. UU. tiene cinco sellos importantes y muchas bases de datos en línea que sirven como plataformas de libros electrónicos. Publican aproximadamente 2.000 títulos por año y distribuyen los libros electrónicos a través de seis revendedores. Querían aumentar su grado de distribución, pero extraer y distribuir manualmente metadatos e imágenes para esos títulos tomaba entre 20 y 25 horas por temporada. Esto hizo que el aumento de socios revendedores fuera imposible de lograr con su nivel actual de personal. Además, el Director Financiero pasaba de tres a cuatro horas a la semana creando reportes de ventas en Peachtree, su software de contabilidad.
La empresa encontró la solución perfecta en Automate Plus y ha aumentado la distribución a más de 30 revendedores y ha comenzado a distribuir un nuevo tipo de archivo adicional. El software Automate Plus extrae datos, archivos e imágenes automáticamente para cada distribuidor. Gracias a esta solución cada distribuidor obtiene lo que necesita correctamente ¡y dos meses más rápido que antes de implementar la automatización! También han automatizado la generación de reportes de ventas para ofrecerle al Director Financiero los reportes que necesita, que se le envían por correo electrónico cada semana.
Lugar: Estados Unidos
GENERACIÓN AUTOMATIZADA DE REPORTES
Societe Generale Bank Brazil - Servicios Financieros
Societe Generale Bank Brazil es uno de los principales proveedores de servicios financieros en Brasil. Los empleados dependen de reportes y análisis críticos que deben completarse antes de poder realizar su trabajo todos los días. La empresa necesitaba una solución RPA flexible que fuera fácil de implementar, escalar y mantener. En asociación con SicoloS, utilizan Automate Plus y hacen que los robots de software realicen las tareas de misión crítica durante la noche para generar automáticamente los reportes y los análisis que los empleados necesitan utilizar a lo largo del día.
Con RPA, obtuvieron una ganancia significativa de tiempo, ya que las actividades que ahora automatizan solían demandar hasta 6 horas de trabajo a un solo empleado. Esto les permite poner a su equipo a trabajar en actividades más desafiantes y de valor agregado que les ayuden a mejorar la relación con sus clientes.
Lugar: Brasil
Sitio web: societegeneralebrasil.com
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESAMIENTO DE HIPOTECAS
Empresa de préstamo para hipotecas
Una gran compañía hipotecaria recibía cientos de solicitudes todos los días que requerían un procesamiento manual y propenso a errores. Las aplicaciones debían descargarse primero del sitio web de Blend y luego esos datos debían ingresarse en su aplicación Mortgage Cadence. Necesitaban una solución que pudiera automatizar la extracción de datos y las tareas de entrada de datos e integrar ambas aplicaciones críticas de Negocio para optimizar su proceso.
Con Automate, encontraron una solución de automatización eficaz que se implementó rápidamente y ofreció un retorno de la inversión casi inmediato. El proyecto completo se implementó en solo dos semanas y ahora pueden procesar cientos de aplicaciones por día sin errores. Desde la implementación de Automate, han ahorrado miles de horas mensuales y han comenzado a buscar otras áreas y tareas en toda su empresa donde podrían expandir la automatización.
Lugar: Brasil
Sitio web: societegeneralebrasil.com
CONVERSIÓN DE ARCHIVOS AUTOMÁTICA
Consejos Escolares de Oregon
El departamento de políticas de la Asociación de Consejos Escolares de Oregón tenía miles de documentos de políticas en WordPerfect que debían convertirse a Microsoft Word. La conversión de cada documento individual siguió un proceso de dos pasos: convertir el archivo WordPerfect a .RFT y luego convertirlo a Word. Al principio, OSBA pensó que podían acelerar el proceso contratando a un empleado temporal, pero la acumulación de pedidos seguía creciendo y faltaba eficiencia.
Con Automate, OSBA pudo crear rápidamente un flujo de trabajo RPA para gestionar de forma automática y precisa las tediosas conversiones de formato de archivos. OSBA estuvo en funcionamiento en menos de una semana gracias al rápido tiempo de implementación de Automate. Cada documento de políticas para un distrito escolar determinado se puede convertir en solo 20 minutos en lugar de las 40 horas que había tomado con anterioridad. Pudieron eliminar el trabajo acumulado en tan solo un mes y medio. Además, OSBA puede ejecutar RPA durante la noche y convertir los documentos de políticas de 10 a 20 distritos. Y con los flujos de trabajo fácilmente reutilizables de Automate, pueden expandir rápidamente la tecnología RPA a otros departamentos.
Ubicación: Estados Unidos
Sitio web: OSBA.org
AUTOMATIZACIÓN DE NAVEGADOR WEB
PSCU Financial Services
PSCU Financial Services, con sede en Florida, ofrece servicios financieros y de IT de tipo back-end a cientos de cooperativas de crédito. Uno de sus servicios consiste en verificar continuamente las aplicaciones en línea de las cooperativas de ahorro y crédito para asegurarse de que estén en funcionamiento. Al principio, hacían controles manuales cada 30 minutos. No era eficiente y necesitaban encontrar una forma de continuar ofreciendo el servicio sin tener que apartar a las personas de soporte de los teléfonos.
PSCU encontró una alternativa al monitoreo manual de sitios web usando RPA. Con Automate, pueden crear secuencias de automatización simplemente arrastrando y soltando su elección de cientos de tareas de automatización de navegador web preconfiguradas (que van desde "Enviar pulsación de tecla" hasta "Abrir página web" o "Inicio de sesión FTP") mediante una interfaz muy simple de usar. Solo tomó 20 minutos automatizar las tareas de monitoreo del sitio web. Después de especificar las pulsaciones de teclas necesarias para iniciar sesión en cada sitio, Automate puede ejecutar la tarea siguiendo las pulsaciones de teclas en el orden adecuado para simular la entrada del usuario y validar la disponibilidad de las aplicaciones web orientadas al cliente.
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