Cómo y por qué automatizar el cumplimiento de GDPR

Falta poco para la entrada en vigor de la Regulación General de Protección de Datos (GDPR), y muchas empresas todavía no están preparadas. Si aún no ha tomado medidas para cumplir con GDPR, no espere más. Las organizaciones que procesan datos personales de ciudadanos de la Unión Europea, sin importar en qué lugar esté ubicada la organización, pueden afrontar multas de hasta el 4% de sus ganancias anuales globales, si no se encuentran en cumplimiento para el 25 de mayo de 2018.

A medida que finaliza su estrategia de cumplimiento con GDPR, usted debe estar pensando no solo sobre cómo cumplir con la regulación, sino también cómo evitar que este proceso genere trabajo extra para usted y su equipo. La automatización es una de las herramientas más importantes para hacer que el cumplimiento con GDPR sea menos doloroso. Una solución de automatización puede disparar procesos automatizados que se encarguen de los requerimientos de GDPR, mientras mantienen un detallado registro que a los auditores les gustará ver.

¿Qué es GDPR?

Hasta ahora, los datos personales de los ciudadanos de la Unión Europea han sido protegidos bajo la Directiva de Protección de Datos. GDPR es superior a esa directiva, por las siguientes razones: Primero, la directiva fue creada en 1995, antes de que los datos digitales fuesen recolectados y procesados de las infinitas formas en las que se lo hace actualmente. Segundo, al ser una directiva, en lugar de regulación, la Directiva de Protección de Datos está sujeta a la interpretación de los Estados miembro. Como regulación, GDPR tiene fuerza de ley sobre todos los Estados miembro.

Mientras que las empresas pueden pensar que GDPR es un obstáculo que tienen que superar, como individuos sabemos lo preocupante que es que organizaciones de todo el mundo recolecten y utilicen nuestra información. Desde los registros de personal de Recursos Humanos a ingresos en redes sociales, o direcciones IP, nuestra huella digital dice mucho sobre quiénes somos. Saber que las empresas cumplen con GDPR significa que podemos sentirnos seguros acerca de cómo utilizan nuestros datos personales, al igual que nuestros clientes.

GDPR está dividida en ocho derechos, que incluyen:

1. El derecho a estar informado - Proporciona transparencia sobre cómo se utilizan sus datos personales.
2. El derecho al acceso - Proporciona acceso a sus datos y a otra información complementaria de la que se haga uso junto a sus datos.
3. El derecho a la rectificación - Permite que sus datos personales sean corregidos, en caso de ser incorrectos o estar incompletos.
4. El derecho a la eliminación - Le otorga el derecho a que sus datos sean removidos u "olvidados", si no existe una razón justificada para su almacenamiento.
5. El derecho a la restricción del procesamiento - Le otorga la posibilidad de permitir que sus datos sean almacenados pero no procesados.
6. El derecho a la portabilidad de datos - Le permite solicitar copias de sus datos en un formato común, para utilizar en cualquier otra parte.
7. El derecho a objetar el procesamiento - Previene que los datos sean procesados o incluidos en una base de datos, sin consentimiento.
8. El derecho a no ser sujeto de toma de decisiones automatizadas o inclusión en perfiles - Permite demandar intervención humana, en lugar de que las decisiones importantes se tomen simplemente en base a algoritmos.

Cómo automatizar el cumplimiento de GDPR

GDPR se basa en los datos. Quién puede almacenarlos, acceder a ellos y procesarlos. Lamentablemente, en la mayoría de las empresas modernas la gestión de datos es desordenada y compleja. Los datos de un individuo pueden ser almacenados en distintas locaciones, haciendo que un proceso como el de encontrar los datos de un cliente y corregirlos o borrarlos, sea tedioso y manual. Por suerte, la automatización puede simplificar ampliamente el procesamiento de datos. La solución correcta de automatización, como un software de Automatización Robótica de Procesos, puede interactuar con todos sus sistemas y aplicaciones para acceder y manipular los datos rápidamente.

Por ejemplo, un individuo puede contactar a su compañía y pedirle que remueva su información de la base de datos, respaldándose en el derecho a la eliminación. Usted puede configurar su robots de software para interceptar la solicitud, verificar la identidad del individuo, y automáticamente disparar un proceso de purga de datos en cualquier locación donde estén almacenados los datos del individuo.

Una forma mucho más simple de ahorrar tiempo en el cumplimiento de GDPR es automatizar el derecho a estar informado, que requiere que proporcione una política de privacidad que permita a las personas saber cómo utilizará sus datos. Su software de automatización puede mandar la política de privacidad a un individuo, ni bien haya proporcionado sus datos personales, a través de un email automático.

La automatización puede ser utilizada para agilizar cada uno de los ocho derechos. Es más, puede hacerlo de una forma que sea específica para su empresa. Sus procesos no serán exactamente iguales a los de los demás, usted está trabajando en un entorno único, con necesidades únicas para la recolección y el almacenamiento de datos. El software de RPA es flexible y puede ser configurado fácilmente para automatizar cualquier flujo de trabajo.

Para automatizar rápidamente y de forma efectiva sus procesos de cumplimiento de GDPR, comience por documentar todo sobre sus datos. Mantenga un registro sobre qué información personal almacena y dónde la almacena. Es una oportunidad excelente para identificar los datos que no necesita almacenar y deshacerse de ellos antes de que GDPR entre en vigor.

Una vez que haya documentado todos sus procesos existentes sobre los datos, puede diseñar un flujo de trabajo automatizado que lo mantenga en cumplimiento con GDPR. Tenemos algunos recursos disponibles que pueden ayudarlo a diseñar procesos eficientes y elegir el mejor enfoque para automatizar esos flujos de trabajo.

Una gran ventaja de utilizar una solución empresarial de automatización para optimizar el cumplimiento con GDPR, es que también puede producir, automáticamente, los reportes y registros de auditoría que necesita para comprobar el cumplimiento. Configure los reportes para asegurarse de no estar almacenando datos que se había comprometido a purgar.

Elegir una solución de automatización para el cumplimiento de GDPR

Existe una amplia variedad de soluciones de automatización disponibles, desde planificadores gratuitos que vienen incluidos en sus aplicaciones, hasta plataformas integrales de automatización empresarial. Muchas compañías confían en herramientas creadas internamente y scripts personalizados para automatizar procesos. Cuando elija un método para automatizar sus procesos de cumplimiento de GDRP, tenga estos factores en cuenta.

Su software de automatización tiene que tener la flexibilidad de integrarse con cualquier otro sistema o aplicación que trabaje con datos. Si un cliente solicita acceso a sus datos personales, el hecho de que sea almacenada en la nube o en una base de datos legacy, no tiene que ser un obstáculo para su herramienta de automatización. Usted también puede tener datos almacenados varias veces, en distintas locaciones. Si GDPR le pide acceder a los datos de un individuo, esté seguro de que su acción pueda sincronizarse para todas las locaciones.

La solución de automatización que elija debe tener opciones simples para producir registros de auditoría. Asegúrese de que siempre esté claro quién accedió o modificó datos, y cuándo lo hizo.

No olvide estar preparado para actualizaciones en las regulaciones de privacidad o cambios en las necesidades de recolección de datos de su organización. Un script personalizado requerirá tiempo de sus desarrolladores cada vez que un proceso necesite un pequeño cambio. Una solución de RPA puede ser actualizada para cumplir con los nuevos requerimientos con unas simples y rápidas acciones de drag-and-drop.