En el nivel más básico, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) está diseñada para imitar los pasos que ejecutan los humanos. El software interactúa con sitios webs y aplicaciones en un nivel de interfaz, haciendo click en botones, ingresando credenciales de registro, o abriendo y cerrando ventanas. Para ser considerado RPA, un software de automatizacion no tiene que ofrecer más que una forma simple de automatizar algunas de sus tareas de escritorio.
Sin embargo, algunas soluciones de Automatización Robótica de Procesos disponibles en el mercado actual, potencian complejos flujos de trabajo en grandes empresas o compañías en crecimiento. ¿Qué diferencia a estas plataformas de RPA "empresarial", del resto de los softwares existentes?
1. Escalabilidad
No hay nada malo con empezar con un proyecto pequeño. La mayoría de las empresas, incluso las de mayor tamaño, comienzan automatizando casos de uso relativamente simples. De todas formas, la escalabilidad y adaptabilidad son claves para el éxito de la automatización empresarial.
Algunos softwares de RPA están diseñados para automatización de escritorio. Estas herramientas pueden ser extremadamente útiles para mejorar la productividad individual, pero una empresa que piense en el futuro, implementará una Automatización Robótica de Procesos que pueda adaptarse -fácilmente y con costos eficientes- de automatizar tareas individuales de usuario a agilizar procesos de gran volumen dentro de la organización.
Esto se hace mediante el uso de un creciente número de robots de software o agentes. Cada robot está limitado solamente por la capacidad de su máquina, puede ejecutar tantos procesos como la CPU y la memoria lo permitan. Esto genera que aumentar el tamaño de la fuerza de trabajo digital sea mucho menos costoso que contratar empleados adicionales a tiempo completo para cada tarea. Es más, cuando cambian los requisitos, el robot puede ser reconfigurado en minutos, mientras que volver a capacitar a empleados demanda más tiempo.
En algunas industrias, también puede ser importante poder reducir la operatoria en determinadas épocas del año. Con una fuerza de trabajo digital, nadie tiene que perder su trabajo. Los robots estarán listos para cuando el negocio retome su ritmo.
2. Seguridad
En una empresa que ejecute una automatización a gran escala, probablemente una larga lista de usuarios necesite acceso al software de RPA. Cuanto más crezca esa lista, más importante es tener funcionalidades robustas de administración de acceso de usuarios. Cada persona, equipo, o departamento, debe tener solo el tipo de permiso que necesita. Por ejemplo, un usuario puede necesitar permisos para editar un flujo de trabajo, mientras que otro puede necesitar solo verlo. Una solución de Automatización Robótica de Procesos que no proporcione una seguridad basada en roles no es apropiada para una automatización de nivel empresarial.
Las soluciones empresariales de Automatización Robótica de Procesos también proporcionan registros detallados de las acciones de cada usuario y de cada tarea ejecutada. Esta información es útil para la seguridad interna y también para mantener el cumplimiento con las regulaciones de la industria, como PCI DSS, SOX o HIPAA.
3. Métricas
Para una Automatización Robótica de Procesos empresarial, es importante poder monitorizar y gestionar los procesos automatizados desde una consola central. Idealmente, esta consola debe ser accesible desde cualquier dispositivo y debe proveer las métricas necesarias en relación a: servidores, robots, flujos de trabajo, y más. Contar con métricas operacionales detalladas no solo permiten al usuario mantener el registro de las operaciones e identificar problemas, sino que lo ayudan a optimizar la carga futura de trabajo.
4. Flexibilidad
Sus robots de software deben tener la capacidad de encargarse de cualquier proceso repetitivo, sin importar su complejidad o nivel de personalización. Eso significa que necesitan algunas funcionalidades avanzadas.
Primero, su solución de RPA debe ser capaz de integrarse con sus sistemas y aplicaciones existentes. Esta es una fortaleza de todos los software de Automatización Robótica de Procesos, ya que pueden manipular cualquier programa a un nivel de interfaz. Sin embargo, algunas soluciones también cuentan con integraciones pre-construidas, más profundas.
Sus robots deben ser inteligentes. Solo porque un proceso sea repetitivo, no significa que deba hacerlo exactamente de la misma forma cada vez. Por ejemplo, su software de RPA debe ser capaz de decidir qué camino tomar en el flujo de trabajo, en base a qué tipo de archivo haya recibido.
Finalmente, la flexibilidad viene de la mano de la facilidad de uso. Si su plataforma de RPA es igual de intuitiva para un contador que para un programador, sus opciones para utilizar el software a través de toda la empresa serán mucho mayores. Mientras que IT seguramente liderará la implementación inicial de RPA, los usuarios de negocio deberían tener la flexibilidad de construir y ajustar los flujos de trabajo por sí mismos. Esto aumentará la eficiencia y disminuirá la presión sobre IT.
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