Cualquiera puede automatizar. La amplia variedad de herramientas disponibles en el mercado significa que no tiene que ser un genio en programación o tener un gran presupuesto para automatizar algunas tareas de su negocio. Lo que necesita, al menos si quiere ver beneficios significativos de su automatización, es una estrategia sólida.
La Automatización es necesaria en el mundo empresarial moderno. A continuación, le presentamos lo que tiene que saber para crear y aumentar una fuerza de trabajo digital exitosa con la Automatización Robótica de Procesos.
¿Qué es una fuerza de trabajo digital?
Una fuerza de trabajo digital es un equipo escalable de robots de software que soportan e incrementan el trabajo que realizan sus empleados humanos. Los robots pueden ser configurados en minutos para hacerse cargo de, básicamente, cualquier proceso repetitivo que seguiría un humano. En algunos casos, se hacen cargo del flujo de trabajo completo, liberando a los empleados para realizar tareas estratégicas, de mayor valor. En otras situaciones, es útil contar con humanos y bots de software trabajando codo a codo. Por ejemplo, el equipo del call center al recibir una llamada, necesita tener un rápido acceso en múltiples sistemas a información sobre órdenes, datos del cliente y registros actualizados. Emplear una fuerza digital para estas tareas ayudará a su equipo a dar un mejor servicio al cliente.
Un fuerza de trabajo digital puede ser grande o pequeña. Idealmente, será capaz de crecer (o disminuir) a demanda, dependiendo de las necesidades de su negocio. ¿Qué es lo que permite que una fuerza de trabajo digital se adapte rápidamente?
La escalabilidad es el resultado de una combinación de una solución de automatización flexible y las mejores prácticas de automatización.
Cómo construir una fuerza de trabajo digital
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Establezca las bases de la Automatización
Construir una fuerza de trabajo digital efectiva requiere el software correcto, la gente correcta y la actitud correcta.
El software de Automatización Robótica de Procesos debe ser capaz de empezar con un proyecto acotado (como la generación de reportes diarios para usuarios individuales), y crecer para potenciar flujos de trabajo a lo largo de toda la empresa, sin demasiado costo adicional. Usted no querrá terminar reemplazando su solucion o escribiendo scripts adicionales a medida que se expanden los requerimientos de su automatización.
Con el software de automatización adecuado, usted debe ser capaz de agregar los robots necesarios, lo que significa más máquinas virtuales o físicas. Los nuevos robots deben ser rápidos de configurar y ajustar. Usted también querrá tener determinadas funcionalidades de nivel empresarial para ayudarlo a simplificar la automatización a escala. Esto incluye funcionalidades de seguridad y auditoría, métricas análiticas y dashboards detallados, y funcionalidades de automatización en la nube.
Luego, asegúrese de contar con la gente correcta. Seguramente comenzará con una persona o un equipo central de empleados que estarán involucrados en la implementación inicial de la automatización. Estas personas entienden el software y deben estar preparadas para ayudar a expandir la automatización a los equipos funcionales de toda la empresa. Cuantas más personas dentro de la organización puedan visualizar lo que la automatización puede hacer, será más fácil escalar su fuerza de trabajo digital. Los “evangelistas” que terminan aprendiendo sobre automatización y descubren nuevas oportunidades de automatización en distintos departamentes, pueden convertirse en héroes para el negocio.
La actitud adecuada es estratégica pero también táctica. Le recomendamos establecer un Comité Directivo para establecer prioridades y lineamientos. Al mismo tiempo, es importante no tener demasiadas barreras u obstáculos al momento de automatizar nuevos procesos. Lo bueno de RPA es que es fácil de usar para cualquiera, y lo suficientemente flexible para encajar en cualquier departamento. Mientras IT debe estar al frente de la implementación inicial e involucrado en el Comité Directivo, los usuarios de negocio deben tener el poder de crear y ajustar flujos de trabajo por su cuenta.
Muchas veces, los proyectos de automatización se demoran por el miedo de que una fuerza de trabajo digital signifique reducir la fuerza de trabajo humana. Pero no se preocupe, los robots no vinieron a sacarle su trabajo. La Automatización Robótica de Procesos (RPA) proporciona mejores oportunidades para los empleados, al hacerse cargo de tareas manuales tediosas y darles más tiempo libre para realizar un trabajo estratégico que agregue valor al Negocio.
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Identifique las oportunidades de automatización
Si está por comprar una solución de automatización, probablemente ya tenga una idea de cuál es el proceso que quiere optimizar primero. Si le cuesta trabajo convencer a la Gerencia de la necesidad de la Automatización Robótica de Procesos, puede ser una buena idea elegir un quick win para comenzar. Automatizar solo algunas tareas de alto volumen puede ahorrar varias horas todos los días.
A partir de ahí, debe decidir cuál es la mejor manera de escalar. Debe enfocarse en donde la automatización puede generar la mayor diferencia. ¿Qué es lo que actualmente está ocupando la mayor cantidad de tiempo de los empleados? ¿Qué es lo que más le gustaría mejorar?
Sea creativo. Generalmente, cada departamento está preocupado por sus desafíos individuales, pero las mejores oportunidades de automatización pueden alcanzar a múltiples departamentos y locaciones. Muchas veces es útil contar con personas y robots de software trabajando juntos, como señalamos en el ejemplo anterior del call center, pero no tenga miedo de automatizar la totalidad de un proceso, si es posible. El objetivo es eliminar el trabajo “robótico” y aburrido de sus empleados capacitados, para que puedan dedicar más tiempo a los temas que necesitan un toque humano.
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Sea estratégico
La Automatización Robótica de Procesos hace que sea fácil y rápido sumar más robots y automatizar más procesos, pero asegúrese de estar obteniendo el mejor ROI posible. Estas son algunas sugerencias para mantener su crecimiento estratégico:
- Genere templates y documentos de procesos de automatización reutilizables
- No permita que sus robots imiten las ineficiencias humanas, optimice sus flujos de trabajo antes de automatizarlos
- Es fácil configurar y olvidar un proceso automatizado. Asegúrese de chequear regularmente si cada flujo de trabajo es necesario y está optimizado
Los beneficios de una fuerza de trabajo digital
Los robots de software son eficientes y precisos. No se toman vacaciones ni días de enfermedad, y tampoco se aburren. Escalar su fuerza de trabajo digital le evita reclutar y capacitar nuevos empleados, para luego reducir el equipo una vez que se haya terminado la temporada de mayor cantidad de trabajo.
Y lo mejor de todo es que al utilizar una fuerza de trabajo digital, sus empleados pueden hacerse cargo de proyectos que sean más valiosos y más gratificantes.
En el centro de cualquier estrategia de automatización, existe una plataforma de automatización escalable. Descubra cómo Automate Enterprise lo ayuda a construir e incrementar su fuerza de trabajo digital.