Últimamente se habla mucho sobre el aumento de uso de robots en el lugar de trabajo. No, no ha entrado en una película de ciencia ficción y su nuevo compañero de trabajo no se verá como C-3PO. Los robots que están surgiendo en el mundo de los negocios son robots de software creados con una solución de Automatización Robótica de Procesos.
¿Qué es un robot de software?
La verdad es que este tipo de "robot" es solo un nuevo nombre para un concepto familiar. Los robots, o bots de software, se refieren a lo que la mayoría conoce como agentes: dispositivos individuales que ejecutan la solución de automatización. Un bot se puede instalar en una PC, un servidor físico o una máquina virtual.
Los bots son excelentes empleados. No cometen errores, no necesitan irse a casa por la noche, y no toman días de vacaciones. Manejar las tareas "robóticas" que sus empleados capacitados odian, no les molesta. Si necesita más ayuda, se pueden agregar nuevos robots (o robots existentes configurados en una fuerza de trabajo digital para simplificar nuevas tareas) en cuestión de minutos. Si necesita escalar en la temporada baja, puede retirar algunos bots sin necesidad de despedir a ningún trabajador humano.
Ahora que los bots de software son cada vez más populares, es posible que escuche que algunos empleados tienen un poco de miedo de que roben su trabajo. En realidad, la Automatización Robótica de Procesos les ofrece mejores oportunidades, ya que asume las tareas tediosas y manuales y les deja más tiempo libre para ocuparse del trabajo estratégico que agregue valor al negocio.
¿Qué procesos pueden automatizar los robots de software?
Un beneficio clave de la Automatización Robótica de Procesos es su flexibilidad. Si tiene un proceso repetido, incluso si abarca varios sistemas o requiere una lógica si/entonces, su fuerza de trabajo digital de bots puede hacerse cargo fácilmente. En algunos casos, es mejor automatizar un proceso de extremo a extremo. En otras situaciones, sus bots pueden trabajar junto con la fuerza de trabajo humana.
Mientras que RPA puede usarse en casi cualquier parte del negocio y hay incontables ejemplos, hay unas pocas áreas donde a los robots de software se les reconoce que marcan una gran diferencia en operaciones.
Estos son los mejores 7 robots de software que debería considerar para su empresa:
1. Bot de interacción con un sitio web
Se supone que Internet debe facilitarnos la vida, pero a veces puede generar mucho trabajo. Si tiene empleados humanos (o secuencias de comandos personalizadas de riesgo) que manejan tareas web repetidas, como iniciar sesión en un sitio web para cargar archivos o recopilar datos diarios de varios sitios, obtenga la ayuda de un robot.
Antes de RPA: todos los días, un empleado inicia sesión en el sitio web de un socio comercial, navega por varias páginas, ingresa credenciales y descarga archivos.
Después de RPA: todos los días, un bot inicia sesión en el sitio web, navega por varias páginas, ingresa credenciales, descarga archivos y notifica al empleado humano que el trabajo está listo.
2. Bot de gestión de datos
Los datos son fundamentales para ejecutar cualquier negocio moderno, pero la mayoría de las organizaciones aún tiene dificultades con la administración manual de los datos recopilados. Un robot de gestión de datos puede extraer, manipular y utilizar datos de múltiples fuentes. Reciba asistencia de un empleado digital para tareas como el ingreso de datos en múltiples informes o extraer información de archivos PDF.
Antes de RPA: todos los días, un empleado inicia sesión en un sitio web, copia los datos financieros y los pega en un informe de Excel. Luego, el empleado carga el informe a SharePoint.
Después de RPA: todos los días, un bot inicia sesión en un sitio web, copia los datos financieros y los pega en un informe de Excel. Luego, el robot carga el informe a SharePoint.
3. Bot de servicios de IT
Los servicios de IT necesitan empleados humanos por sus habilidades de resolución de problemas y habilidades de comunicación. En este caso, los bots de software evitan que los humanos se atasquen en tareas de gran volumen que son simples pero repetitivas.
Antes de RPA: ingresa una solicitud para reestablecer una contraseña. Entre las tareas más urgentes, un empleado encuentra el tiempo para completar la solicitud.
Después de RPA: ingresa una solicitud para reestablecer una contraseña. Un robot intercepta la solicitud, reconociéndola como una tarea fácil basada en reglas y realiza el trabajo de restablecer la contraseña.
4. Bot de Recursos Humanos
Los empleados de Recursos Humanos deberían encargarse de las personas, reclutarlas, capacitarlas y lograr que sean exitosos dentro de la empresa. Desafortunadamente, el personal calificado de RRHH a menudo se pasa el día empantanado en procesos burocráticos. Los robots de software pueden ayudar a Recursos Humanos a lo largo de todas las etapas del ciclo de los empleados, otorgándoles tiempo libre para que hagan lo que mejor saben: trabajar con las personas.
Antes de RPA: un nuevo empleado se une a la empresa. Llena una cantidad de formularios, que a menudo le solicitan información redundante. Un empleado de Recursos Humanos usa esta información para crear un ticket de soporte de IT, quien aprovisiona al nuevo usuario en Active Directory y VMWare y completa el ticket. RRHH envía un e-mail al Gerente del nuevo empleado para avisarle que este ha sido dado de alta.
Después de RPA: Un nuevo empleado se une a la empresa. Completa un formulario que se sincroniza automáticamente con otros formularios que solicitan la misma información. Un bot de software lee la información en el formulario y lo utiliza para aprovisionar al empleado en Active Directory y VMWare y notifica el alta al Gerente del empleado por e-mail.
5. Bot de procesamiento de reclamos
El procesamiento de reclamos implica un gran volumen de papeleo y flujos de trabajo complicados. Deje que sus robots de software racionalicen cada paso de su proceso existente, procesando formularios entrantes, validando la elegibilidad, notificación, pago y más.
Antes de RPA: un empleado inicia sesión en un sistema de procesamiento de reclamos y busca nuevos reclamos. Los descarga, los verifica y los carga en un sistema EDI. Entonces, coordina los beneficios. Si hay alguna excepción o problema, se reserva para que otro empleado lo revise más adelante. El primer empleado calcula los pagos y finaliza el reclamo.
Después de que RPA: un robot inicia sesión en un sistema de procesamiento de reclamos, descarga y verifica cualquier reclamo nuevo, y los carga en un sistema EDI. Entonces, coordina los beneficios. Si hay alguna excepción o problema, el reclamo se envía al empleado humano para que lo revise. El robot se ocupa del resto.
6. Bot de cuentas a pagar
Casi todas las empresas se ocupan de enviar y recibir facturas. Los bots de software se pueden configurar para procesar facturas automáticamente al momento de su llegada, ya sean electrónicas o en papel. Los robots nunca perderán la pista de un formulario o cometerán un error de cálculo.
Antes de RPA: llega por e-mail una factura de un proveedor. Un empleado descarga el archivo adjunto, hace coincidir la factura con una orden de compra en el sistema ERP y ingresa la factura para su procesamiento.
Después de RPA: llega por e-mail una factura de un proveedor. Un robot usa OCR para leer la factura, hacerla coincidir con la orden de compra y enrutarla a la cola adecuada para su procesamiento.
7. Bot de call center
Los empleados humanos siempre proporcionar el mejor servicio al cliente. Pero el personal suele tener dificultades para acceder rápidamente a la información de los clientes o a pedidos en múltiples sistemas y actualizar los registros sobre la marcha. Utilizar una fuerza de trabajo digital de RPA para acceder y actualizar la información ayuda a su fuerza de trabajo humana a proporcionar un mejor servicio.
Antes de RPA: un cliente llama para preguntar sobre un problema con su pedido. El representante de atención al cliente humano habla con el cliente al mismo tiempo que hace click a través de múltiples sistemas para encontrar la información, el estado del pedido y su historial. El cliente se ve obligado a esperar a que el representante encuentre cada dato. Después de la llamada, el representante se toma el tiempo de agregar la información obtenida en la llamada a la base de datos.
Después de RPA: un cliente llama para preguntar sobre un problema con su pedido. El bot entrega al representante todos los datos que necesita para proporcionar un servicio rápido y amigable. Luego, el representante pasa a otra llamada mientras el robot actualiza la base de datos.
