Diferencias entre BPA y Scheduling de Tareas (y cuándo se necesitan ambos)

BPA y Scheduling de Tareas: Introducción

Pareciera que todos los días aparece un nuevo tipo de tecnología empresarial diseñada para automatizar tareas manuales. No es difícil entender el beneficio de pasarle trabajos tediosos a un software de automatización. Se ahorra tiempo, se ahorra dinero y se ahorran muchos dolores de cabeza. Lo que sí es más complicado es comprender cuáles son las opciones de automatización que se tienen a mano. Con tantas herramientas en el mercado, ¿cuáles son las mejores para su organización?

Dos de los términos más comunes que escuchará en este área son: scheduling de tareas y Automatización de Procesos de Negocio (conocido como BPA por las siglas en inglés de Business Process Automation). Este artículo, que presenta las similitudes y diferencias entre BPA y scheduling de tareas, le ayudará a tomar la mejor decisión para su Negocio.

¿Qué es el scheduling de tareas (job scheduling)?

Cualquier persona en la industria de IT probablemente haya usado un scheduler de tareas. El scheduling de tareas, también conocido como scheduling de trabajos por lotes o procesamiento por lotes, ha existido durante décadas. Los schedulers surgieron como herramientas para ejecutar tareas o trabajos por lotes después de hora, o para liberar a los operadores de IT de trabajos diarios de mantenimiento. Por lo general, ejecutan actividades como actualizaciones de bases de datos y transferencias de archivos.

Pero en la actualidad el espectro del scheduling es mucho más amplio de lo que solía ser, con schedulers que varían de simples a complejos. Algunos de ellos son herramientas simples integradas en los sistemas, como cron o Windows task scheduler. Otros schedulers de tareas de nivel empresarial son capaces de impulsar la automatización en toda la empresa. Tienen la capacidad de interactuar con cada aplicación y cada proceso automatizado en la organización, y automatizar los flujos de trabajo desde una ubicación central. Estos shedulers a menudo tienen funcionalidades como:

• Scheduling basado en eventos: Las tareas se pueden configurar para ejecutarse en respuesta a, o como parte de una secuencia con, otras actividades. El scheduler puede incluso verificar los recursos necesarios antes de iniciar el trabajo.
• Pronósticos: Un scheduler puede proyectar el tiempo de ejecución esperado de un trabajo e identificar brechas en el proceso general.
• Notificaciones: Los schedulers de nivel empresarial ofrecen a los operadores notificaciones automáticas en tiempo real sobre los trabajos a través de SMS o correo electrónico.
• Seguridad basada en roles y auditoría: Para asegurar que los usuarios solo tengan acceso a los trabajos programados que necesiten acceder, y que se generen informes detallados para cumplimiento de normativas y regulaciones.

¿Qué es Automatización de Procesos de Negocio (BPA)?

La Automatización de Procesos de Negocio es un término amplio que abarca muchos tipos de software. Lo que tienen en común es que las herramientas de BPA generalmente están destinadas a conseguir objetivos comerciales y no se limitan solo al departamento de IT.

Gartner define BPA como “la automatización de funciones y procesos de Negocio complejos que exceden a las actividades convencionales de recopilación y gestión de datos que se llevan a cabo, usualmente, usando tecnologías avanzadas. Se enfoca en un tipo de esfuerzo de automatización más enfocado en que el "el Negocio siga funcionando" en vez de "contar con el Negocio", y suele trabajar con procesos de misión crítica para la empresa".

Las tecnologías avanzadas utilizadas pueden incluir la Automatización Robótica de Procesos (RPA), que manipula la interfaz gráfica de usuario (GUI) de cualquier aplicación de Negocio. Otras soluciones de Automatización de Procesos de Negocio van más allá de RPA básico y se integran con procesos de back-end. Al igual que los schedulers de tareas de nivel empresarial, las mejores herramientas de BPA ofrecen habilitación para DevOps, soporte para cumplir Acuerdos de Nivel de Servicio (SLAs) y funcionalidades avanzadas de Seguridad.

La Automatización de Procesos de Negocio es lo más nuevo en flexibilidad, ya que permite automatizar cualquier tipo de proceso en todos los departamentos de una empresa, independientemente del área.

Scheduling de tareas como punto de partida

Un scheduler de tareas destaca como el núcleo de sus operaciones automatizadas. Probablemente su Negocio tenga una variedad de soluciones de automatización, desde RPA hasta scripts personalizados. Un software de scheduling de tareas de nivel empresarial tiene la capacidad de ubicarse por encima de toda su tecnología y orquestar un flujo de trabajo continuo sin dificultad.

Por ejemplo, una empresa de venta minorista podría comenzar con un software de automatización de carga de trabajo que extraiga información de ventas e inventario de cada tienda todas las noches y la introduzca en un sistema central ERP. Gradualmente, otros procesos en toda la organización se automatizan con BPA, incluido el procesamiento de devoluciones, la emisión de premios por lealtad, la creación de señalización en las tiendas y más. Las posibilidades son infinitas, y la herramienta de automatización de carga de trabajo correcta puede administrar de manera centralizada todo el scheduling.

Scheduling de tareas en toda la empresa y su Centro de Excelencia de Automatización

En la actualidad, la mayoría de los profesionales de IT y Negocio son conscientes de los beneficios de la automatización, pero la implementación de un software de automatización requiere planificación y estrategia. En los últimos años, el modelo del Centro de Excelencia de Automatización (COE, por sus siglas en inglés “Center of Excellence”) se ha convertido en una fórmula exitosa para maximizar el ROI de la automatización.

Un Centro de Excelencia de Automatización incluye las personas, los procesos y las tecnologías que se necesitan para maximizar los beneficios de la automatización. Un COE trata a la automatización empresarial como un proyecto continuo, bajo una administración central, que abarca cualquier tipo de automatización que se use, incluidos scheduling de tareas y BPA. Es crucial para el COE encontrar nuevas oportunidades de automatización, escalar la automatización dentro de la organización y tener visión a largo plazo.

Conozca más sobre cómo crear su COE en nuestro Manual para líderes de Negocio: Cómo construir un Centro de Excelencia de Automatización.