¿Cuál es la diferencia entre RPA y BPA?

¿Qué es RPA, qué es BPA y cuál de estos dos tipos de automatización es mejor para su compañía? Continué leyendo para aprender.

La automatización es una estrategia muy útil para transformar su negocio y hacerlo más eficiente. Cuando uno empieza a investigar sobre ella, una de las primeras cuestiones que necesita entender es cuál es la diferencia entre las siglas RPA y BPA.

Usualmente son usadas como sinónimos. Sin embargo, no lo son. Para implementar la automatización de forma efectiva es fundamental saber en qué difieren y, sobre todo, comprender cómo cada una de ellas puede ayudar a que su empresa sea más competitiva.

¿Qué es RPA?

Las siglas RPA provienen del inglés Robotic Process Automation y se traducen como Automatización Robótica de Procesos.

Se trata de un tipo de tecnología de automatización en la cual robots de software manejan sistemas y aplicaciones para acelerar procesos repetitivos y mecánicos con el objetivo de reducir la carga de trabajo de los empleados humanos. Piense en ello como en una automatización que se ejecuta desde el nivel de interfaz de usuario o como una automatización de la misma interfaz.

En la práctica, RPA significa que poderosos robots de software interactúan con sus aplicaciones y sistemas de Negocio de la misma manera en que los humanos lo hacen a diario. Estos robots replican diversas tareas manuales y repetitivas, que consumen tiempo y esfuerzo de sus empleados. Gracias a ello, las personas pueden dedicarle más tiempo a tareas más complejas, que aportan mayor valor a la compañía.

Tomemos, por ejemplo, el caso de un teleoperador de un call center. Este empleado atiende el llamado de un cliente y necesita tomar algunos datos de quién está llamando, pero sin dejar de hablar con el cliente. La conversación estará llena de “uhmm” y “espere un segundo por favor” mientras el trabajador entra en el sistema, consigue los datos y completa planillas…  mientras hace malabares para seguir con la conversación al mismo tiempo. Como puede suponer, además de las incómodas pausas en la charla, esta situación hará que tanto el empleado como el cliente pierdan su valioso tiempo.

Pero gracias a RPA, el teleoperador puede ofrecerle un mejor servicio a cada cliente. Usando la Automatización Robótica de Procesos, cada vez que el teléfono suene, el teleoperador podrá enfocarse al 100% en las necesidades de la persona que llama, mientras que los robots de software, automática y rápidamente, acceden a múltiples sistemas a la vez, procesan los datos y completan los formularios necesarios. Así, se agilizará el proceso y, por supuesto, el teleoperador ahorrará tiempo que podrá dedicar a ofrecerle una mejor atención a los clientes. Como consecuencia de mejorar el proceso, se atenderá más rápido al cliente y éste podrá volver cuanto antes a sus propias tareas.

¿Quiere conocer otros tipos de procesos que puede agilizar con RPA? Vea este webinar.

¿Qué es BPA?

Las siglas BPA provienen del inglés Business Process Automation (y se traducen como Automatización de Procesos de Negocio). Es una tecnología que selecciona procesos repetitivos que estén tomando demasiado tiempo en una empresa como, por ejemplo, transferencia de archivos, generación de reportes o extracción de datos de fuentes no estructuradas y los automatiza de forma centralizada.

Un buen punto de partida para la Automatización de Procesos de Negocio es el web scraping, tan común hoy en día. No obstante, recomendamos no quedarse solo en eso e ir un paso más allá. ¡BPA ofrece muchísimas más funcionalidades!

La clave en la Automatización de Procesos de Negocio está en entender que trabaja con “procesos”. Cuando se implementa un software de BPA, cada paso del proceso que se completa, automáticamente, dispara la ejecución de la próxima tarea. De esta forma es posible crear flujos de trabajo completos y buscar soluciones integrales para las áreas más importantes de un Negocio.

Ahora piense, por ejemplo, en la cantidad de procesos diferentes que realiza el Departamento de Recursos Humanos de su empresa. Añadir nuevos empleados a la compañía es genial, pero para el Departamento de Recursos Humanos suele implicar incontables horas de papeleo, muchas de ellas en relación a otras áreas u organizaciones. Desde formularios que deben ser entregados a los nuevos trabajadores, hasta aquellos que deben ser completados y verificados internamente o chequeados por entes gubernamentales.

En este caso, la Automatización de Procesos de Negocio puede ayudar mucho. Supongamos que cada vez que un nuevo empleado es contratado, se envía un correo electrónico con la información necesaria y un software de BPA extrae los datos y, automáticamente, crea una cuenta de usuario (con su correspondiente contraseña personalizada), así como otras tareas necesarias que deban realizarse con cada incorporación. Acto seguido, esta información puede ser enviada a responsable del área que realizó la contratación para que el nuevo trabajador tenga todo listo para empezar. Así, gracias a BPA, su Departamento de Recursos Humanos podrá realizar menos papeleo, tener menos problemas de que ocuparse, y ahorrar tiempo y energía que podrá dedicar a la búsqueda de nuevos talentos para su empresa, aportando más valor a su compañía.

¿Cuál es la diferencia entre RPA y BPA?

La explicación más sencilla para entender la diferencia es que la Automatización Robótica de Procesos (RPA) toma tareas individuales y pone a robots de software a realizarlas, mientras que la Automatización de Procesos de Negocio (BPA) toma procesos de negocio completos y los automatiza de principio a fin.

Si bien es cierto que son términos distintos, la realidad es que RPA y BPA son dos elementos fundamentales de la Transformación Digital que estamos viviendo. Es de destacar que pueden integrarse y trabajar juntos de muchas formas distintas, dependiendo de cada empresa.

Cuando se utiliza RPA o BPA y se automatizan tareas, el error humano es virtualmente eliminado, mejorando la eficacia de los procesos. Automatizar al menos un único proceso puede ahorrarle a su equipo una enorme cantidad de horas por día, reduciendo los costos en gran medida. A la vez, liberar a los empleados de las tareas manuales y repetitivas les permite focalizarse en tareas más importantes y de mayor jerarquía. Además, aumentar la eficiencia tiene muchos beneficios para los empleados y también conlleva a que los clientes tengan una mejor experiencia con su marca.

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Automate es una solución de RPA y BPA que le ofrece funcionalidades de automatización flexibles, con la capacidad de adaptarse a cualquier tipo de empresa u organización. Ya sea que usted necesite mejorar la eficiencia de unas pocas tareas o desee automatizar aquellos complejos procesos de IT que son fundamentales para que su Negocio funcione, Automate puede ayudarlo. Se trata de un software configurable, flexible y escalable que miles de compañías ya utilizan a lo largo y ancho del mundo para ser más eficientes y productivas.