Conformité HIPAA

Le respect de la loi HIPAA est plus complexe que jamais et les menaces qui pèsent sur les données de santé sont de plus en plus nombreuses. Attaquez les deux problèmes avec les solutions Fortra.

Qu'est-ce que l'HIPAA ?

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Le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) est une loi fédérale américaine qui garantit la sécurité et la confidentialité des informations sensibles sur la santé. L'HIPAA s'applique à : 

  • Tous les individus, car tout le monde peut ou peut posséder des informations sur la santé publique.
  • Plans de santé (une entité couverte "" )
  • Chambres de compensation dans le domaine de la santé (une entité couverte "" )
  • Fournisseurs de soins de santé qualifiés (une entité couverte "" )
  • les associés commerciaux qui fournissent un service à une entité couverte ou en son nom

Créée par le ministère fédéral de la santé et des normes humaines (HHS) en 1996, l'HIPAA contient les normes de protection de la vie privée suivantes, réparties en cinq règles générales :

1. Règle de sécurité HIPAA

La règle de sécurité de l'HIPAA traite des garanties administratives, physiques et techniques que les entités concernées doivent mettre en place pour sécuriser les informations électroniques protégées sur la santé (ePHI). Ces protections permettent de garantir la confidentialité, l'intégrité et la sécurité des PHI stockés, transmis ou reçus par voie électronique.

La règle de sécurité aide essentiellement les entités couvertes à mettre en œuvre et à appliquer les protections de la vie privée énumérées dans la règle de confidentialité de l'HIPAA, en ce qui concerne les ePHI. En grande partie grâce à la loi HITECH, une grande partie, voire la plupart, des informations sur la santé des patients sont désormais sous forme numérique et sont donc soumises à la règle de sécurité de l'HIPAA.

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Medical professional holding a tablet and smiling at the camera
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Qu'est-ce que HITECH ?

La loi HITECH (Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act), adoptée en 2009, va de pair avec la loi HIPAA et invite les prestataires de soins de santé à.. :

  • Adopter les dossiers médicaux électroniques (DME) pour améliorer la qualité des soins aux patients
  • Respecter les exigences élargies en matière de notification des violations de données
  • Sécuriser les données ePHI à l'aide de mesures appropriées de protection de la vie privée

HIPAA et HITECH traitent toutes deux de la sécurité des ePHI, mais les mesures de HITECH soutiennent l'application de HIPAA par le biais de la Breach Notification Rule (règle de notification des violations) et de la HIPAA Enforcement Rule (règle d'application de HIPAA).

L'importance des informations de santé protégées (ISP)

Les informations de santé protégées (ISP) sont des données concernant les patients :

Santé
Traitement
Paiement du traitement
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La définition des PHI évolue en fonction de l'évolution technologique. Le respect des lois HIPAA dépendra en grande partie de la capacité des entités concernées à anticiper ces changements et à identifier et sécuriser correctement les PHI sous toutes leurs formes. 

Pourquoi les leaders du secteur de la santé comptent sur Fortra pour la conformité HIPAA et HITECH

 

Les solutions de sécurité automatisées et simplifiées de Fortra peuvent aider les organismes de santé à satisfaire plus facilement les demandes des auditeurs et à protéger les données de santé lorsqu'ils s'efforcent de répondre aux exigences rigoureuses de la règle de sécurité de l'HIPAA. Les entités de soins de santé couvertes et les associés commerciaux respectent leurs obligations en vertu de la règle de sécurité HIPAA grâce aux solutions éprouvées de Fortra en matière de cybersécurité et de conformité. Par exemple, nos solutions automatisées de sécurité des données répondent directement aux exigences de sécurité de l'HIPAA tout en réduisant le risque d'erreur humaine et en allégeant la charge de travail du personnel informatique en matière de conformité. 

Solutions Fortra pour la conformité HIPAA

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Nos solutions de sécurité pour le secteur de la santé vous permettent non seulement de briser la chaîne d'attaque du secteur de la santé, mais aussi de le faire en respectant les exigences de conformité HIPAA et en évitant que le nom de votre organisation ne fasse la une des journaux. Fortra entoure les données sensibles des soins de santé à tout moment, où qu'elles se trouvent. 

L'arsenal de solutions Fortra prêtes pour la conformité augmente l'efficacité et la productivité, intègre de manière transparente l'automatisation dans vos processus d'affaires critiques, et atteint la conformité HIPAA avec un impact minimal sur vos ressources internes et votre flux de travail. 

Les solutions de conformité HIPAA de Fortra sont les suivantes :

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"L'équipe d'assistance est un atout majeur. La facilité d'utilisation est bonne et j'apprécie toujours les interactions. Ils sont là pour nous aider quand nous en avons besoin". 

- Responsable de l'intégration à Southeastern Health 

Ressource en vedette

 

4 étapes de la mise en œuvre 

Protection des données dans les soins de santé 

 

Lire le guide

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4 Steps to Implementing Data Protection in Healthcare

Étapes à suivre pour assurer la conformité à l'HIPAA

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De nombreuses organisations découvrent qu'elles sont soit des entités couvertes, soit des associés commerciaux soumis à la loi HIPAA, et la question de savoir comment se mettre en conformité avec la loi HIPAA se pose avec acuité. Les "entités couvertes inattendues" peuvent inclure des organisations dans des domaines allant du marketing à la finance, et toutes sont censées se conformer (voir les FAQ pour plus d'informations). 

Responsabilités des entités couvertes

En vertu de la loi HIPAA, les entités couvertes ont la responsabilité de :

  • Fournir aux individus les droits décrits ci-dessus
  • Respecter les politiques de l'HIPAA qui protègent la confidentialité et la sécurité des données de santé des patients.
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Les responsabilités sont les suivantes

Responsabilités en matière de protection de la vie privée

  • l'obtention du consentement écrit des patients pour l'utilisation de leurs PHI au-delà du traitement, de la recherche, de la législation et du paiement
  • Répondre aux demandes d'accès au dossier médical des patients dans un délai de 30 jours
  • Fournir aux patients un avis sur les pratiques en matière de protection de la vie privée (NPP)

Responsabilités en matière de sécurité

  • Élaborer et mettre en œuvre des politiques de sécurité
  • Protection contre les menaces pesant sur les données à caractère personnel (ePHI)
  • Empêcher les utilisations ou divulgations non autorisées d'ePHI
  • veiller à ce que les employés respectent les politiques et procédures de sécurité susmentionnées

Et plus encore, y compris :

  • Mise en place d'un plan d'intervention en cas d'incident
  • Documenter les politiques, les pratiques et les paramètres de configuration de l'HIPAA
  • Mise en œuvre d'un programme de gestion des risques
  • Authentification des entités avec lesquelles l'entité couverte ou l'associé commercial communique
  • Cryptage des informations circulant sur les réseaux ouverts

Étapes de la mise en conformité avec l'HIPAA

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Effectuer une évaluation des risques

Des entités couvertes ont été condamnées à une amende pour ne pas avoir mis en œuvre des évaluations régulières des risques dans le cadre de leurs stratégies de mise en conformité avec la loi HIPAA. Identifiez et hiérarchisez les menaces potentielles pour la sécurité des PHI et ePHI, et tenez compte d'éléments tels que l'erreur humaine, les catastrophes naturelles et les lacunes techniques.

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Mettre en place des contrôles de conformité HIPAA

Mettez en place des mesures de protection des données personnelles dans les trois domaines suivants :

  • Administratif : Formez les employés à accéder et à manipuler correctement les PHI. Il comprend l'accès basé sur les rôles, le principe du moindre privilège, les meilleures pratiques de stockage et de transmission des PHI et ePHI, la formation à la sensibilisation à la sécurité, les contrôles d'intégrité et d'audit, et bien plus encore.
  • Physique : Protégez physiquement les zones contenant des PHI et des ePHI, telles que les salles de serveurs, les armoires et les postes de travail. Mettez en place des politiques de déconnexion obligatoire ou de verrouillage de l'écran lorsque les employés ne sont pas à leur bureau, exigez des badges d'identification pour accéder aux informations sensibles sur la santé et verrouillez les dossiers papier contenant des données sur la santé des patients.
  • Technique : ces mesures de protection visent à garantir la sécurité des informations personnelles électroniques (ePHI) en utilisant des solutions de conformité HIPAA axées sur la cybersécurité, telles que le transfert sécurisé de fichiers (SFT), le cryptage des données, la protection contre la perte de données (DLP), la classification des données, et bien d'autres encore.
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Désigner un responsable de la conformité HIPAA

Mettez en place une personne de référence pour l'HIPAA et une chaîne de commandement jusqu'à elle. Cette équipe sera chargée de diriger et de suivre les efforts liés à l'HIPAA, d'impliquer toutes les parties prenantes, de superviser la création de pratiques de confidentialité et de sécurité HIPAA, de mettre en œuvre la formation des employés à la conformité HIPAA et de créer un plan de lutte contre les infractions qui comprend la notification, le rapport et l'atténuation des effets exigés par l'HIPAA.

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Créer un processus de notification des violations

Mettez en place un plan pour faciliter la déclaration obligatoire d'une infraction dans les 60 jours suivant sa découverte. Cela doit inclure la notification à l'Office des droits civils (OCR) et à toutes les parties concernées. Inclure les médias lorsque la violation affecte plus de 500 personnes dans une juridiction donnée, et toutes les notifications doivent être effectuées "sans délai déraisonnable".

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Documenter toutes les politiques et procédures liées à l'HIPAA

Les normes HIPAA exigent une documentation précise de toutes les politiques et procédures liées à l'HIPAA. En cas d'audit de l'OCR, ces enregistrements prouveront la conformité - ou l'absence de conformité - de l'organisation à l'HIPAA. La documentation comprend

Politiques de confidentialité de l'HIPAA

Contrôles de sécurité HIPAA

Plans de remédiation HIPAA

Rapports d'audit interne

Certificats de formation des employés

Évaluation des risques

Conséquences et sanctions en cas de non-respect de la loi HIPAA

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Il y a violation de l'HIPAA lorsque les règles de simplification administrative de l'HIPAA n'ont pas été respectées. Les règlements de simplification administrative de l'HIPAA sont "ce que la plupart des gens considèrent comme l'HIPAA parce qu'ils contiennent les dispositions générales et la règle d'application (partie 160), les normes pour les transactions électroniques et les éléments de données (partie 162), et les règles de confidentialité, de sécurité et de notification des violations (partie 164)." Toutefois, elles n'ont pas été publiées avec la loi HIPAA en 1996, mais plusieurs années plus tard. À toutes fins utiles, les Administrative Simplification Regulations constituent la partie réglementaire de la loi HIPAA, comprenant toutes les normes et exigences légales décrites dans les HIPAA Rules. 

Des lignes directrices très précises sur la manière dont les données de santé sont stockées et partagées par les hôpitaux, les cliniques, les assureurs, les centres de recherche, les pharmacies et les organismes de santé publique sont nécessaires pour garantir la protection de la vie privée des patients. Briser la confiance des personnes qui ont confié leurs données n'est pas sans conséquences. 

FAQ sur la conformité HIPAA

L'HIPAA ne s'applique qu'aux entités suivantes qui effectuent des transactions électroniques pour lesquelles le ministère de la santé et des services sociaux (HHS) a publié des normes :

  • les régimes de santé,
  • les chambres de compensation dans le domaine de la santé,
  • les prestataires de soins de santé,

qui effectuent des transactions électroniques pour lesquelles le ministère de la santé et des services sociaux (HHS) a publié des normes. Cela signifie que tous les prestataires de soins de santé ne sont pas soumis à l'HIPAA, bien qu'ils soient tous soumis aux réglementations de l'État. Les entités non soumises à la HIPAA sont celles qui n'effectuent pas de transactions électroniques de PHI ou d'ePHI.

Toutefois, ceux qui effectuent des transactions électroniques constituent la grande majorité et sont désignés dans la loi HIPAA comme des entités couvertes et des associés commerciaux.

Une entité couverte est un prestataire de soins de santé, un plan de santé ou un centre d'échange de soins de santé qui, dans le cadre de ses activités quotidiennes, crée, conserve ou transmet des PHI. Il existe quelques exceptions, notamment :

  • La plupart des prestataires de soins de santé employés par un hôpital, étant donné que l'hôpital lui-même est l'entité concernée et donc la partie responsable de la mise en œuvre et de l'application de politiques conformes à la loi HIPAA.
  • Les employeurs, même s'ils conservent certaines données sur les soins de santé de leurs employés. Ils sont exonérés sauf s'ils offrent une couverture santé auto-assurée ou des avantages tels qu'un programme d'assistance aux employés (PAE). Cette situation serait considérée comme une entité "hybride" et pourrait toujours être soumise aux conséquences d'une violation de la HIPAA pour toute divulgation non autorisée de PHI.

Un associé commercial est défini comme toute personne ou entreprise qui fournit un service ou exerce une fonction ou une activité pour une entité couverte lorsque cette action implique l'accès à des PHI conservés par l'entité couverte. Les comptables, les sous-traitants informatiques, les avocats, les sociétés de facturation, les services de stockage en nuage et les services de cryptage des courriels sont autant d'exemples d'associés commerciaux.

Pour être en conformité avec l'HIPAA, les associés commerciaux doivent signer un accord d'association commerciale avec l'entité couverte avant d'avoir accès aux PHI. Cet accord détaille les PHI auxquels ils peuvent accéder, la manière dont ils prévoient de les utiliser et le fait que les PHI seront retournés ou détruits une fois que le besoin en aura été satisfait ou que la tâche aura été accomplie. L'associé commercial est soumis aux mêmes obligations de conformité HIPAA que l'entité couverte tant qu'il est en possession des PHI.

Une entité couverte inattendue au sens de la loi HIPAA comprend des organisations et des personnes qui ne sont pas considérées comme des entités couvertes, mais qui traitent des PHI d'une manière qui les soumet néanmoins aux réglementations de la loi HIPAA.

Ces entités couvertes inattendues comprennent

  • Les entreprises technologiques qui développent des applications de santé, ainsi que les développeurs, les analystes de données et même les vendeurs qui y sont associés.
  • Une organisation non liée à la santé (comme les propriétaires d'une application de suivi de la condition physique) qui traite des PHI à quelque titre que ce soit (par exemple, le suivi du rythme cardiaque pendant le sommeil et l'exercice).
  • Les sociétés de marketing ayant accès aux informations sur la santé publique pour les utiliser dans le cadre d'une campagne de publicité ciblée.
  • Les fournisseurs de services de stockage en nuage qui stockent des données à caractère personnel sur leur plate-forme de stockage en nuage
  • Les institutions financières, comme les banques, qui fournissent des services tels que l'analyse de données, la facturation ou les prêts à des clients du secteur de la santé sont considérées comme des entités couvertes inattendues ou des associés commerciaux en vertu de la loi HIPAA.

S'ils exercent des fonctions qui nécessitent le traitement de PHI électroniques, ces gouvernements d'État, de comté ou locaux sont soumis à la règle de confidentialité de l'HIPAA. En voici quelques exemples :

  • Les services de santé des comtés qui gèrent des dispensaires doivent se conformer à la loi HIPAA
  • Le programme Medicaid d'un État agit comme un plan de santé et relève donc de la loi HIPAA.
  • Une ville locale qui offre des services d'ambulance, un hôpital ou qui passe des contrats avec des entités extérieures offrant de tels services est soumise à la réglementation HIPAA.

Listes de contrôle des règles de sécurité de l'HIPAA

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La règle de sécurité de l'HIPAA est un ensemble de normes nationales exigeant un traitement approprié :

  • Garanties administratives
  • Garanties physiques
  • Garanties techniques

Ces garanties assurent la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des PHI électroniques créés, conservés, reçus ou utilisés par une entité couverte. La règle de sécurité est un sous-ensemble de la règle de confidentialité, qui s'applique uniquement aux informations électroniques sur la santé, et explique comment protéger les données numériques des patients, comme le prévoit la règle de confidentialité. Son objectif est de fournir les spécifications techniques, physiques et administratives nécessaires pour se conformer à la loi HIPAA sur la protection des données de santé numériques. 

Fortra aide les entités couvertes et les associés commerciaux à se conformer à la règle de sécurité en fournissant les solutions de sécurité technique nécessaires pour protéger les informations de santé stockées, transmises et générées électroniquement dans le cadre de la loi HIPAA. Il s'agit notamment de solutions pour :

Il existe trois catégories de garanties permettant de s'assurer que la règle de sécurité HIPAA est respectée par les entités couvertes et les associés commerciaux : les garanties administratives, physiques et techniques.

 

Garanties administratives pour répondre aux exigences de la règle de sécurité de l'HIPAA

Conformément à la règle de sécurité de l'HIPAA, les entités couvertes doivent appliquer :

Identifier et analyser les risques

Identifier et analyser les risques éventuels pour les e-PHI et mettre en place des mesures de sécurité appropriées et raisonnables pour les réduire.

Désigner un responsable de la protection de la vie privée

Désignez une personne responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre des politiques et procédures de sécurité.

Gérer l'accès à l'information

Gérer l'accès aux informations conformément aux règles de confidentialité et de sécurité de l'HIPAA. Le règlement sur la protection de la vie privée limite l'utilisation et la divulgation des informations électroniques au minimum nécessaire ( ")." La règle de sécurité exige des politiques et des procédures d'accès basées sur les rôles pour autoriser l'accès aux données personnelles électroniques.

Former votre personnel

Formez votre personnel aux politiques et procédures en matière d'ePHI et appliquez des politiques de gestion appropriées pour garantir le respect de ces politiques et procédures. Tous les membres du personnel doivent être formés aux politiques et procédures de sécurité de l'entité couverte et aux sanctions appropriées en cas de violation de celles-ci.

Évaluer les politiques et les procédures

Il convient d'évaluer périodiquement les politiques et procédures en vigueur afin de déterminer dans quelle mesure elles répondent aux exigences de l'HIPAA.

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Mesures de protection physique pour la conformité aux règles de sécurité de l'HIPAA

Conformément à la règle de sécurité de l'HIPAA, les entités couvertes doivent mettre en œuvre :

Limiter l'accès physique

Limiter l'accès physique et le contrôle des installations tout en permettant un accès autorisé.

Sécuriser les postes de travail et les appareils

Les politiques et les procédures doivent spécifier l'utilisation et l'accès appropriés et sécurisés aux postes de travail et aux médias électroniques. Pour protéger les ePHI, ils doivent également inclure des dispositions relatives au transfert, au retrait, à l'élimination et à la réutilisation des supports électroniques en toute sécurité.

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Garanties techniques pour la conformité aux règles de sécurité de l'HIPAA

Conformément à la règle de sécurité de l'HIPAA, les entités couvertes doivent :

Contrôler l'accès aux ePHI

Contrôlez l'accès en mettant en œuvre des politiques et des procédures qui ne permettent qu'aux personnes autorisées d'accéder aux données à caractère personnel.

Contrôles d'audit concernant les données personnelles électroniques

Contrôles d'audit en mettant en place des mécanismes matériels, logiciels et/ou procéduraux afin d'enregistrer et d'examiner tous les accès et toutes les activités concernant les données à caractère personnel.

Garantir l'intégrité des ePHI

Mettre en œuvre des politiques et des procédures pour veiller à ce que les informations personnelles sur la santé ne soient pas modifiées ou détruites de manière inappropriée. Des mesures électroniques doivent être mises en place pour confirmer l'intégrité des ePHI.

Sécuriser la transmission des ePHI

Mettre en œuvre des mesures de sécurité technique pour empêcher tout accès non autorisé lorsque les données ePHI sont transmises sur un réseau électronique.

En savoir plus sur la façon dont Fortra peut vous aider à respecter les règles de sécurité de l'HIPAA

Fortra est le fournisseur unique dont vous avez besoin pour vous sentir confiant dans votre capacité à mettre en œuvre les garanties techniques essentielles à la conformité à la règle de sécurité HIPAA.

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